Inspektion av Västmanlands tingsrätt den 23-24 november 2016

1. Sammanfattning

Västmanlands tingsrätt är överlag en väl fungerande domstol. Justitiekanslerns granskning, som skett i enlighet med avgränsningen i avsnitt 3.1–3.2, har visat att tingsrättens handläggning av brottmål och tvistemål i allt väsentligt är rättssäker och effektiv.

Justitiekanslern har vid granskningen funnit att tingsrätten generellt uppfyller kraven på rätten till rättegång inom skälig tid enligt artikel 6.1 i Europakonventionen (se även 2 kap. 11 § andra stycket regeringsformen).

Det är positivt att tingsrätten planerar att utarbeta tydliga rutiner för att säkerställa att alla tvistemålen vid tingsrätten avgörs inom rimlig tid.

Brottmål

I allt väsentligt fungerar hanteringen av brottmålen mycket väl.

Dispositiva tvistemål

Tingsrätten borde använda sig mer av de verktyg som rättegångsbalken ger en domare i förberedelsen av tvistemål.

Justitiekanslern riktar kritik mot tingsrätten för att den fysiska akten i ett dispositivt tvistemål har förkommit och att tingsrätten, med undantag för omfördelning och återskapande av akt, har varit inaktiv i målet under en sammanlagd period om femton månader.

Tingsrätten kan inte heller undgå kritik för att den varit inaktiv i fyra dispositiva tvistemål under en tid om fyra till sex månader.

Indispositiva tvistemål

Tingsrättens handläggning av dessa mål fungerar väl fram till muntlig förberedelse.

Efter denna tidpunkt kan emellertid tingsrätten inte undgå kritik för att inte i tillräcklig omfattning driva målen framåt.

Hemliga tvångsmedel

Justitiekanslern riktar kritik mot tingsrätten för att under en kortare tidsperiod inte ha iakttagit att ny lagstiftning hade trätt ikraft och därför, trots att det saknats stöd för detta, hållit sammanträden i ärenden om hemlig avlyssning av elektronisk kommunikation utan att ett offentligt ombud närvarat.

Tingsrätten bör mer noggrant dokumentera vad som tillförs muntligen i ärendena.

Tingsrätten bör även vara mer noggrann vid angivandet av vilket beslut som har fattats.

Personuppgifter

Tingsrätten bör tillse att alla anställda har tillräckliga kunskaper om de regler som styr hanteringen av personuppgifter och särskilt tydliggöra att känsliga personuppgifter inte bör antecknas direkt i dagboken i Vera.

Underrättelser till Justitiekanslern

Tingsrätten bör se över sina rutiner för underrättelser till Justitiekanslern angående beslut i rättshjälpsfrågor.

2. Bakgrund

Justitiekanslern har, enligt lagen (1975:1339) om Justitiekanslerns tillsyn och förordningen (1975:1345) med instruktion för Justitiekanslern, tillsyn över att de som utövar offentlig verksamhet efterlever lagar och andra för­fattningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. Justitiekanslerns tillsyn omfattar bl.a. domstolarna.

Till Justitiekanslerns uppgifter hör även att bevaka domstolarnas beslut om ersättning av allmänna medel till vissa rättsliga biträden (bl.a. offentliga försvarare, målsägandebiträden och rättshjälpsbiträden) samt med det sammanhängande frågor (i fortsättningen rättshjälp). Denna uppgift fullgör Justitiekanslern genom möjligheten att överklaga vissa beslut enligt bl.a. 45 § rättshjälps­lagen (1996:1619) och lagen (2005:73) om rätt för Justitiekanslern att överklaga vissa beslut. Justitiekanslern beslutade under 2016 att inspektera Västmanlands tingsrätt.

Inspektionen hade inte föranletts av något enskilt ärende som förekommit hos Justitiekanslern.
Tingsrätten underrättades om inspektionen den 15 november 2016. Tings­rätt­en fick samma dag besked om inspektionens inriktning och vissa önske­mål som

Justitiekanslern hade när det gällde underlaget för in­spek­tion­en (se avsnitt 3.2).

Inför inspektionen begärde Justitiekanslern att få ta del av tingsrättens arbetsordning, verksamhetsplan, organisationsskiss, utbildningsplan och andra rutindokument. Justitiekanslern begärde även att få ta del av eventuella styrdokument när det gäller tingsrättens handläggning av hemliga tvångsmedel respektive behandling av personuppgifter.

Justitiekanslern inspekterade tingsrätten den 23–24 november 2016. In­spek-­

tionen påbörjades den 23 november kl. 09.00 och avslutades den 24 november kl. 15.30. Från Justitiekanslern närvarade byråchefen Olof Simonsson, föredragandena David Löfgren, Fredrik Vogel, Karin Ahlstrand Oxhamre och Helen Ziobro samt beredningsjuristen Kristoffer Kågström, administratören Petra Skoglund och notarien Kajsa Sjerén.

 3. Inspektionens genomförande

3.1 Inspektionens syfte och inriktning

Inspektionen var i första hand inriktad på handläggningstiderna för brott­mål och tvistemål med särskild inriktning på rätten till rättegång inom skälig tid enligt artikel 6.1 i Europakonventionen. Det var med denna utgångspunkt som Justitiekanslern valde att granska de äldsta målen vid tingsrätten.

Ytterligare syften med inspektionen var att granska tingsrättens hemliga diarium och akter i ärenden om hemliga tvångsmedel samt tingsrättens person-uppgiftsbehandling i de elektroniska dagboksbladen.

Inom ramen för inspektionen kontrollerades även hur tingsrätten fullgör sin underrättelseskyldighet till Justitiekanslern när det gäller vissa beslut på rättshjälpsområdet.

Därutöver var det övergripande syftet att kontrollera att kraven på lagenlighet och rättssäkerhet iakttas vid tingsrätten.

Hyres- och arrendenämndens verksamhet var inte föremål för Justitiekanslerns granskning.

3.2 Avgränsning och tillgängligt material

Inför besöket bad Justitiekanslern tingsrätten att ta fram akterna i de tjugo äldsta ännu inte avgjorda dispositiva tvistemålen (med undantag för s.k. FT-mål, dvs. tvistemål som handläggs enligt 1 kap. 3 d § rättegångsbalken, RB), indispositiva tvistemålen och brottmålen. Dessa akter granskades av Justitiekanslern under inspektionen. När det gäller de indispositiva tvistemålen hade dock några mål avgjorts vid tiden för inspektionen och ett mål gicks igenom endast översiktligt i Vera (se avsnitt 4.2.3).

Justitiekanslern hade även bett tingsrätten att få ta del av akterna i de brottmål som handlagts vid tingsrätten under de två senaste åren där en person varit frihetsberövad under mer än sex månader. Endast en sådan akt fanns tillgänglig för genomgång vid tingsrätten. Justitiekanslern granskade därför ytterligare två mål där långa häktningstider förekommit, men där häktningstiderna uppgått till strax under sex månader. Dessa två mål granskades översiktligt i Vera.

Justitiekanslern granskade därutöver särskilt de elektroniska dagboksbladen i bl.a. ovanstående mål.

Inspektionen omfattade slutligen det hemliga diariet och akterna i ärenden där tingsrätten under januari 2015–juli 2016 beslutat avseende hemliga tvångsmedel.

3.3 Inledande möte där lagmannen presenterade verksamheten

Inspektionen inleddes med ett möte där lagmannen Per Kjellsson ombads att berätta om tingsrättens organisation och verksamhet. Vid mötet närvarade även chefsrådmannen Jan Bengtsson och den administrativa chefen Paul Fogelberg.

Vad som framkom under mötet sammanfattas nedan. Viss kompletterande information har hämtats från tingsrättens arbetsordning, verksamhetsplan och den ytterligare statistik som presenterades vid mötet.

3.3.1 Domstolens organisation samt handläggning av mål och ärenden

Västmanlands tingsrätts domkrets (domsaga) omfattar Västerås, Arboga,

Hallstahammar, Kungsör, Köping, Skinnskatteberg, Surahammar, Fagersta, Norberg och Sala. Vid tingsrätten handläggs tvistemål, brottmål samt konkurs- och domstolsärenden. Till tingsrätten hör också en hyres- och arrendenämnd.

Lagmannen är chef för tingsrätten och har det övergripande ansvaret för hela domstolens verksamhet. Tingsrätten är indelad i två dömande avdelningar och en enhet för administration och service. Varje dömande avdelning leds av en chefsrådman. På respektive dömande avdelning finns också en handläggarchef som ansvarar för domstolshandläggarna. Den administrativa enheten leds av den administrativa chefen. Lagmannen, chefsrådmännen och den administrativa chefen utgör tingsrättens ledningsgrupp.

Tingsrättens nuvarande organisation inrättades den 1 september 2016. I samband med detta anställdes ny personal, bl.a. chefsrådmännen och handläggarcheferna. Den nya organisationen beslutades efter synpunkter som hade kommit fram i medarbetarundersökningar vid tingsrätten. Syftet med organisationsförändringen var bl.a. att skapa mer ändamålsenliga dömande enheter med utrymme för bättre kontroll över målen och ett tätare samarbete mellan domare och annan personal, samtidigt som flexibiliteten i organisationen behölls.

På var och en av de dömande avdelningarna tjänstgör en chefsrådman, rådmän, vanligtvis en fiskal, beredningsjurister, notarier, en handläggarchef och domstolshandläggare. På varje avdelning finns särskilt utsedda ungdomsdomare. Den administrativa enheten ansvarar för bl.a. registrering, arkiv, domstolsservice och ekonomi. Till den administrativa enheten hör också en storväxel som ansvarar för ungefär hälften av Sveriges domstolars anknytningar.

Det är chefsrådmannen som har det övergripande ansvaret för handläggningen av målen på respektive avdelning. Varje domare ansvarar dock för en egen rotel där mål och ärenden lottas in. Chefsrådmännen har dessutom egna rotlar dit förtursmålen initialt lottas för att sedan fördelas vidare. Syftet med avdelningarna är bl.a. att erbjuda flexibilitet för att mål och ärenden ska kunna omfördelas vid behov. Ungdomsmålen handläggs alltid av de särskilda ungdomsdomarna.

De dispositiva och indispositiva tvistemålen samt de ordinära brottmålen lottas lika mellan domarna. Fiskalerna och chefsrådmännen har dock reducerad lottning. Brottmål med förtur lottas på chefsrådmännens rotlar.

De enskilda domarna ansvarar för handläggningen av de mål som är lottade på hans eller hennes rotel från det att målen kommer in till tingsrätten. Domarna får hjälp av notarier, beredningsjurister och kansliet i beredningen.

Lagmannen har personalansvar för chefsrådmännen, den administrativa chefen och hyresråden vid hyres- och arrendenämnden. De båda chefsrådmännen har personalansvar för rådmän, fiskaler, handläggarchefer, notarier och beredningsjurister på respektive avdelning. Den administrativa chefen ansvarar för chefen för växeln och personal på den administrativa enheten. Handläggarcheferna har personalansvar för sina domstolshandläggare på respektive avdelning.

Ärenden om hemliga tvångsmedel handläggs av lagmannen eller, vid förfall för honom, av någon av de två chefsrådmännen. Vid förfall även för chefsrådmännen handläggs ärendena av den i tjänst äldsta rådmannen. Dessa ärenden lottas på en särskild rotel som lagmannen ansvarar för.

Vid tingsrätten finns handläggarstöd i form av ett antal rutinbeskrivningar (bl.a. för sekretessfrågor, ordinarie brottmål, förtursmål och indispositiva tvistemål). Dessa uppdateras kontinuerligt. Det finns inget motsvarande handläggarstöd för dispositiva tvistemål.

3.3.2 Inkomna mål och omloppstider

Av tingsrättens verksamhetsplan 2016 framgår statistik för antalet inkomna, avgjorda och balanserade mål för åren 2013–2015.

Under 2015 kom det in ca 3 760 mål till tingsrätten. Detta är en nedgång i an-talet mål jämfört med 2014 (3 960 mål) och 2013 (ca 3 900 mål).

Av statistiken kan utläsas att antalet inkomna dispositiva tvistemål minskade under perioden. Även balanserna för denna målkategori har gått ned. Enligt lagmannen är en möjlig förklaring till minskningen de höjda ansöknings­avgifterna, men även det goda konjunkturläget.

När det gäller de indispositiva tvistemålen har tillströmningen av mål ökat under perioden. Trots måluppgången har balanserna sjunkit. Tingsrätten brottas emellertid med höga omloppstider för denna målkategori. Trenden med osedvanlig stor ökning av antal inkommande indispositiva tvistemål har fortsatt under 2016. Detta utgör, enligt lagmannen, en stor utmaning för tingsrätten.

Vad avser brottmålen har antalet mål varit relativt konstant under åren 2013–2015, vilket ska jämföras med resten av landet där antalet inkomna brottmål gått ned. Lagmannens syn är att balansläget för brottmålen är gott och att tingsrätten också under 2016 kommer att avgöra fler mål än vad som kommer in. Dessutom avser många av målen i balans endast förordnanden av målsägandebiträden eller försvarare. I dessa mål har tingsrätten inte någon möjlighet att påverka handläggningstiden annat än att regelbundet kontakta åklagaren för att kontrollera ärendenas status.

Under 2015 var omloppstiden för tvistemål (exkl. gemensamma ansökningar) 8,1 månader och för brottmål (exkl. bötesmål och förtursmål) 4,8 månader. Detta ska jämföras med regeringens målsättning, vilket är en omloppstid på 7 månader för tvistemål och 5 månader för brottmål. Enligt lagmannen är förklaringen till tingsrättens högre omloppstid för tvistemål att de indispositiva tvistemålen tar för lång tid att handlägga.

3.3.3 Arbetsbelastning och personalfrågor

Trivseln bland tingsrättens personal är hög, vilket bekräftas av de senaste medarbetsundersökningarna. Höstens omorganisation fungerade väl och tingsrätten har klarat att behålla produktiviteten och en god stämning trots det stora förändringsarbetet. 

En rådman vid tingsrätten har som regel minst två fasta förhandlingsdagar per vecka. Därutöver tillkommer bl.a. huvudförhandlingar i förtursmål och häktningsförhandlingar.

Arbetsbelastningen per domare vid tingsrätten bedöms av lagmannen som medel till hög beroende på hur den fluktuerar. Statistiken visar att en domare vid Västmanlands tingsrätt ansvarar för och avgör fler mål än en domare vid en jämförbar tingsrätt i landet.

Trots arbetsbelastningen har tingsrätten inte upplevt några rekryteringsproblem och räknar inte heller med några svårigheter att återbesätta de vakanser som uppstår. Vid de senaste rekryteringsomgångarna har det funnits många kvalificerade sökande till de utlysta tjänsterna.

När det gäller fiskaler upphörde de två utbildningsplatser som fanns vid tingsrätten den 1 juli 2012. Från den 1 januari 2017 har på nytt en utbildningsplats inrättats och den tillsattes redan den 15 november 2016. Tingsrätten har även anställt fiskaler från Svea och Göta hovrätt med hjälp av extra anslag i budgeten. Från den 31 december 2016 är tanken att det ska finnas två fiskalsplatser vid tingsrätten, en utbildningsplats och en egenfinansierad.

3.4 Samtal med domstolshandläggaren Linn Lundevall

Under inspektionens andra dag hölls ett särskilt samtal med domstolshand-

läggaren Linn Lundevall som har arbetat vid tingsrätten sedan 2012. Hon är en av de personer som håller i tingsrättens rutindokument. Även lagmannen Per Kjellsson medverkade vid mötet. Från Justitiekanslern deltog administratören Petra Skoglund och byråchefen Olof Simonsson. Då framkom i huvudsak följande.

Domstolshandläggana har numera dubbel kompetens, dvs. de kan handlägga både brott- och tvistemål. Varje avdelning har en handläggarchef som deltar i handläggningen på halvtid. De flesta domstolshandläggarna har i princip full delegation. Omorganiseringen av tingsrätten till två avdelningar förbereddes genom diskussioner i grupper där alla personalkategorier var involverade.

Diskussionerna pågick i ca två år. Under de senaste fem åren har det varit ett generationsskifte bland domstolshandläggarna.

Det är domstolshandläggarna som ansvarar för beredningen av tingsrättens brottmål, inklusive förtursmål. De ansvarar bl.a. för att utfärda stämning och skicka kallelser till huvudförhandlingar. Vidare är det handläggarna som kontaktar åklagaren i mål där förundersökningen pågår och åtal ännu inte har väckts. Vid behov kan handläggarna diskutera beredningen med en ansvarig domare. Vid tingsrätten finns en ”spanare” som hjälper till med delgivningar, vilket har gett resultat. Domstolshandläggarna för anteckningar vid huvudförhandling i mån av tid.

Domstolshandläggarna ansvarar även för beredningen av tingsrättens indispositiva tvistemål fram till muntlig förberedelse. Sedan tar en domare vid och ansvarar för beredningen.

I de dispositiva tvistemålen agerar domstolshandläggarna endast efter instruktion av en domare.

I handläggningen av rättshjälpsfrågor och underrättelser till Justitiekanslern använder tingsrätten avsedd blankett från Domstolsverket. I mål med höga ersättningar sker kommunicering med åklagare och i utbetalningssystemet KIM finns en dialogruta för att underlätta underrättelsen till Justitiekanslern. Vid ett andra byte av försvarare finns en rutin för att underrätta Justitiekanslern.

Det finns en ökad medvetenhet hos domstolshandläggarna om att inte anteckna känsliga personuppgifter i dagboken i Vera.

3.5 Samtal med lagmannen Per Kjellsson

Under inspektionens andra dag hade byråchefen Olof Simonsson och lagmannen Per Kjellsson ett kortare möte i anslutning till mötet ovan. Då framkom bl.a. att tingsrätten sedan en tid tillbaka har särskilda ungdomsdomare. Dessa utsågs efter att de själva anmält intresse för den rollen.

Vidare framkom att lagmannen sedan länge talat med domarna om vikten om att använda tidsplaner i tvistemålen och att lagmannen vid ett tillfälle under år 2016 har fattat ett beslut om förtursförklaring. Han ansåg att vissa domare var för generösa med anstånden som begärdes i tvistemålen.

Det framkom också en önskan om större service från Domstolsverket till tingsrätten när ny lagstiftning eller andra större förändringar introducerades.

Vidare var det lagmannens uppfattning att anteckningar om känsliga personuppgifter var mycket mindre förekommande i de yngre målen.

3.6 Rundvandring på tingsrätten

Under inspektionens andra dag visades personalen från Justitiekanslern runt i tingsrättens lokaler (inkl. lokaler för frihetsberövade), vilket var mycket uppskattat. Det gav en helhetsbild av verksamheten, vilken framstod som väl fungerande.

4. Iakttagelser vid inspektionen

4.1 Inledning

Efter det inledande mötet övergick Justitie­kans­­­lern till en granskning av mål och ärenden i enlighet med vad som fram­­­­­går av avsnitt 3.1–3.2. Justitiekanslern gjorde då de iakttag­el­ser som finns antecknade i detta avsnitt. Vid det avslutande sam­talet redogjorde Justitiekanslern i stora drag för sina iakt­tag­el­ser.

Justitiekanslern är väl medveten om att tingsrätten per den 1 september 2016 genomgick en omorganisation som ännu inte satt sig riktigt. I samband med den har domstolen valt att fortsätta med domarrotlar i kombination med flexibilitet inom avdelningen. Domstolen har alltså inte valt att inrätta storrotlar. Justitiekanslern utgår från att tingsrätten kommer att utarbeta rutiner för att undvika att handläggningen av målen blir lidande vid längre frånvaro eller liknande omständigheter.

Justitiekanslerns granskning har inte varit inriktad på de enskilda domarnas rotlar och hur dessa sköts. Om Justitiekanslerns granskning skulle visa att det finns problem på en enskild domarrotel utgår Justitiekanslern från att detta åtgärdats inom ramen för respektive avdelning i enlighet med vad som påpekats ovan under sammanfattningen.

4.2 Granskningen av de äldsta ännu inte avgjorda målen

4.2.1 Granskning av de äldsta brottmålen

Granskningen i denna del har innefattat de tjugo äldsta brottmålen, vilka kom in till tingsrätten under åren 2013–2014. Två av målen kom in till tingsrätten hösten 2013 och resterande mål utspritt under 2014.

Ett allmänt intryck är att tingsrättens handläggning av brottmålen är mycket välfungerande och att de rutiner som finns som huvudregel följs. Det framgår att tingsrätten arbetar aktivt med de äldsta målen och några längre inaktivitetsperioder i handläggningen har inte noterats. Att handläggningen i vissa fall har dragit ut på tiden har framför allt berott på att den tilltalade varit svår att delge eller hållit sig undan.

Granskningen visar att tingsrätten har fungerande rutiner för att regelbundet kontakta åklagaren angående målens fortsatta handläggning. Vanligen sker kontakten var tredje till femte månad (se t.ex. mål nr B 332-14, B 4839-14 och

B 4438-13). Möjligen bör tingsrätten överväga att i större utsträckning efterfråga motiverade svar från åklagaren angående orsaken till att utredningarna drar ut på tiden. Granskningen visar att tingsrätten arbetar effektivt med att sätta ut målen till huvudförhandling. Detta även efter inställda förhandlingar. Det framgår också att tingsrätten har ett väl fungerande delgivningsarbete.

Vid granskningen av mål nr B 4438-13 uppmärksammades dock följande. Åklagaren meddelande tingsrätten i april 2016 att förundersökningen pågick mot en av de misstänkta men att misstanken var nedlagd mot övriga. Åklagaren skickade dock inte in några beslut om nedläggning till tingsrätten. Tingsrätten efterfrågade inte heller besluten. Först i samband med att åklagaren den 7 oktober 2016 ansökte om stämning mot en av de misstänkta kontaktade tingsrätten åklagaren för att efterfråga nedläggningsbesluten. Det framgick då att åklagarens nedläggningsbeslut var daterade den 12 februari 2014 och den 28 december 2015. Några beslut från tingsrätten att avskriva del av målet eller tillerkänna de offentliga försvararna ersättning fanns inte vid tidpunkten för inspektionen.

Även om det primärt är åklagarens ansvar att meddela tingsrätten om en nedlagd förundersökning borde tingsrätten ha agerat för att reda ut de oklarheter som förelåg. Om så skett hade målet vid tingsrätten kunnat skrivas av snabbare och ersättning till försvararna beslutas tidigare.  

Vid genomgången noterades även två mål (B 4975-13 och B 2828-14), i vilka beslut hade fattats om att lägga ned förundersökningen. Trots detta hade tingsrätten inte skrivit av målen efter nedläggningsbesluten. Anledningen till detta tycks vara att målsägandebiträdena anfört att de avsåg att bistå målsägandena i begäran om överprövning av besluten. I det ena målet hade målsägandebiträdet även haft framgång med begäran om överprövning och förundersökningen hade återupptagits. Lämpligheten i tingsrättens handläggningssätt att inte skriva av ett mål efter ett nedläggningsbeslut kan diskuteras, framför allt efter det att Högsta domstolen i NJA 2016 s. 341 klargjort att det inte ingår i ett målsägandebiträdes uppgifter att biträda målsäganden vid överprövning av en åklagares nedläggningsbeslut.

4.2.2 Granskning av de äldsta dispositiva tvistemålen

Granskningen i denna del har innefattat de tjugo äldsta dispositiva tvistemålen, vilka kom in till tingsrätten under åren 2013–2015. Åldersstrukturen för dessa mål är för år 2013 ca tre år, för år 2014 drygt två år och för år 2015 knappt två år.

Granskningen har bekräftat lagmannen Per Kjellssons uppgifter om att tingsrättens domare inte ännu tillämpar några enhetliga riktlinjer när det gäller förberedelsen av målen. Enligt uppgifter från lagmannen och chefsrådmannen Jan Bengtsson är det en prioriterad fråga för år 2017.

Omständigheterna i de mål som granskningen har omfattat var generellt sett inte sådana att parternas rätt till rättegång inom skälig tid enligt artikel 6.1. i Europakonventionen kunde anses ha åsidosatts genom tingsrättens handläggning.

I ett mål (T 6007-14) har tingsrätten dock varit inaktiv under en period om totalt ca 15 månader (9 + 6 mån). Under denna tid återskapades akten från Vera och målet fördelades om i anledning av omorganiseringen. En så lång period av inaktivitet är oacceptabel och till men för parterna. Tingsrätten kritiseras för handläggningen av detta mål.

I ytterligare fyra mål har tingsrätten varit inaktiv under perioder om fyra–sex månader (mål nr T 5974-13, T 4617-14, T 4683-14 och T 370-15). Målet från 2015 var avskilt från ett brottmål och i målet var tingsrätten, efter att ha förelagt käranden att komplettera stämningsansökan, inaktiv under ca sex månader. Sedan målet var klart för avgörande hade det, vid inspektionstillfället, legat utan åtgärd i ca fem månader. Tingsrätten kan inte undgå kritik i dessa fall.

I de återstående femton dispositiva tvistemålen har det inte förekommit några längre perioder av inaktivitet. Även om tingsrätten är aktiv i många av målen framstår tingsrättens behandling av anstånd såsom mycket generös. Anstånd medges regelmässigt och det är inte ovanligt med förnyade anstånd. Detta ska ses i samband med frånvaron av tidsplaner i målen. Endast undantagsvis förekommer sådana (se mer nedan).

I ett av målen (T 3824-14) noterar Justitiekanslern att tingsrätten har förelagt parterna att slutföra sin talan inför ett avgörande på handlingarna. Sedan har skriftväxlingen fortsatt i sådan omfattning att målet inte har kunnat avgöras. I ett annat mål (T 4813-14) noterar Justitiekanslern att en huvudförhandling ställts in p.g.a. att tingsrätten inte förmått att färdigställa ett protokoll från den muntliga förberedelsen. Med anledning av detta växte målet och en ny muntlig förberedelse hölls. Huvudförhandling planeras hållas i december 2016.

Granskningen har vidare visat att det finns flera förklaringar till varför många av målen inte har avgjorts, bl.a. frågor om avgörande genom mellandom, beslut om vilandeförklaring samt att vissa processuella handläggningsfrågor har uppkommit (t.ex. yrkanden om edition). Enligt Justitiekanslerns uppfattning borde dock tingsrätten genom en mer aktiv processledning ha kunnat driva många av dessa mål framåt för ett snabbare avgörande.

Vid flera muntliga förberedelser har parterna förelagts att återkomma med svar på vissa frågor och eventuellt med bevisuppgifter. Med några få undantag har tingsrätten dock inte upprättat någon tidsplan för målens handläggning (jfr 42 kap. 6 § tredje stycket RB). Tidsplan ska som huvudregel upprättas (se avsnitt 4.2.3). Målen har inte heller satts ut till huvudförhandling i ett tidigt skede och det har endast i något mål utfärdats en s.k. mjuk stupstock (eller förvarnats om en sådan), där en tidpunkt för förberedelsen avslutande har bestämts av rätten (jfr 42 kap. 15 a § RB). Tingsrätten har sällan utnyttjat möjligheten att använda specificerade och riktade förelägganden. Tingsrätten har en rutin för upprätt­ande av sammanställningar av parternas respektive talan (jfr 42 kap. 16 § RB), men sådana förekommer inte i alla granskade mål. Det kan anmärkas att enligt den lagändring som trädde i kraft den 1 april 2016 (SFS 2016:37) gäller numera att domstolen ska upprätta en sammanställning, om det inte på grund av målets beskaffenhet eller av något annat särskilt skäl saknas behov av en sammanställning.

Det kan finnas skäl att inom ramen för de praxisdiskussioner som förs inom tingsrätten och inom de nya avdelningarna diskutera de olika möjligheter som finns att genom aktiv processledning driva förberedelsen med inriktning mot ett snabbt avgörande av tvistemålen. Även om det är den ansvarige domaren som beslutar vilka handläggningsåtgärder som bör vidtas, kan det finnas anledning för tingsrätten att överväga införandet av i vart fall vissa gemensamma riktlinjer för handläggningen, t.ex. i fråga om tidsplan, utfärdande av mjuk stupstock och i vilket skede av handläggningen som utsättning till huvudförhandling bör ske. Genom detta skulle tingsrätten också kunna komma tillrätta med de förekommande generösa anstånden. Handläggningen bör i så stor utsträckning som möjligt ske på ett sådant sätt att det saknar betydelse för parterna vilken domare som ansvarar för beredningen av målet.

Sammantaget vill Justitiekanslern understryka vikten av att rätten utnyttjar rättegångsbalkens verktyg för handläggning och materiell processledning på ett aktivt och ändamålsenligt sätt. Att i större utsträckning ge domstolshandläggarna en mera aktiv roll i handläggningen av de dispositiva tvistemålen kan bidra till att driva på målen. Domarna vid tingsrätten bör ta till sig de synpunkter som lagmannen har framfört i dessa delar.

4.2.3 Granskning av de äldsta indispositiva tvistemålen

Granskningen i denna del avsåg att innefatta de tjugo äldsta, ännu inte avgjorda målen. I tre av de mål som granskades hade tingsrätten dock meddelat dom i nära anslutning till inspektionen. I ytterligare två mål hade huvudförhandling hållits och dom skulle meddelas inom de närmsta dagarna. Av resterande mål inleddes fyra under 2014 och elva under 2015. Mål nr T 5831-14 granskades endast översiktligt i Vera eftersom domskrivning pågick.

Till stöd för handläggningen av de indispositiva tvistemålen finns en rutinbeskrivning. Det pågår också ett samarbete mellan tingsrätten och socialnämnden i Västerås, ”Konflikt och försoning” i syfte att uppnå en effektivare och mer ändamålsenlig handläggning av de indispositiva tvistemålen.

Granskningen visar att tingsrätten har bra rutiner för den inledande handläggningen av målen. I enlighet med tingsrättens rutinbeskrivning utfärdas stämning omgående, svaromål hämtas in och målen sätts ut till muntlig förberedelse. Tingsrätten har även rutiner för att bereda socialnämnden tillfälle att lämna upplysningar inför intermistiska beslut (6 kap. 19 § andra stycket FB).

I många av de granskade målen har det funnits behov av att förordna umgänges­stöd (6 kap. 15 c § FB). I flera fall har behovet framgått redan av de inledande skrivelserna. Rutinen vid tingsrätten kring dessa frågor är att en muntlig förberedelse hålls där umgänget diskuteras. Tingsrätten hämtar därefter in ett yttrande från berörd socialnämnd. När yttrandet kommit in kommuniceras detta med parterna, vartefter ett beslut i umgängesfrågan fattas på handlingarna.

Tingsrättens handläggning innebär ofrånkomligen att beslut i frågor om umgänge fördröjs. I något fall har detta handläggningssätt (i kombination med andra problem i målen) gjort att interimistiska beslut har dröjt så länge som åtta–tio månader (mål nr T 4566-14 och T 448-15). Frågor om umgänge måste handläggas skyndsamt, bl.a. med hänsyn till de krav som ställs i artikel 8 i Europakonventionen. Det finns en skyldighet enligt konventionen att agera kraftfullt för att möjliggöra att umgänge mellan föräldrar och barn kommer till stånd inom rimlig tid (se t.ex. Strömblad mot Sverige, no. 3684/07, dom den 5 april 2012). Även om det är ett lagkrav att hämta in socialnämndens yttrande innan umgängesstöd beslutas borde handläggningen kunna effektiviseras genom ett närmare samarbete med berörda socialnämnder och alternativa handläggningssätt. Yttranden borde t.ex. i vissa fall kunna hämtas in per telefon.

Genomgången av tingsrättens äldsta indispositiva tvistemål visar också att tingsrätten i relativt stor utsträckning förordnar om fullständiga vårdnadsutredningar (6 kap. 19 § tredje stycket FB). Enligt föräldrabalken ska en sådan utredning hämtas in endast om det behövs. Rätten har ett långtgående utredningsansvar i vårdnadsmål (6 kap. 19 § första stycket FB). Utredningsansvaret bör dock sättas i relation till vikten av att avgörandena inte dröjer i onödan och den rätt till rättegång inom skälig tid som framgår av artikel 6.1 i Europakonventionen (i kombination med artikel 8).

För att inte fördröja handläggningen i onödan bör det i varje enskilt fall noga övervägas i vilken mån en fullständig vårdnadsutredning behövs. Ibland torde de upplysningar som hämtats in inför den interimistiska prövningen eller annan tillgänglig utredning om barnen vara tillräcklig. Vid granskningen uppmärksammades även att det förekom mål vid tingsrätten där parterna börjat tvista igen relativt kort tid efter att dom meddelats (t.ex. mål nr T 1009-15 och T 4566-14). I de fallen torde det i vart fall vara möjligt att inskränka begäran om utredning till att avse vissa frågor eller viss tidsperiod.

Av granskningen framgick att tingsrätten aktivt verkar för att parterna ska komma överens i frågor om vårdnad, boende och umgänge. Detta kommer till utryck genom att rätten, i ett par mål som granskats, har bistått parterna för att nå samförståndslösningar, men även hållit upprepade muntliga förberedelser (se t.ex. mål nr T 3803-14 och T 3942-14). Detta är förstås positivt, men får inte innebära att Europakonventionens krav på handläggning inom skälig tid åsidosätts.

Enligt tingsrättens rutinbeskrivning ska parterna föreläggas att ange sin bevisning och inställning till rättens sammansättning när vårdnadsutredningen kommit in. Det anges uttryckligen att vårdnadsutredningen inte ska kommuniceras med parterna. Dessa riktlinjer har inte följts i merparten av de granskade målen. Istället har parterna förelagts att yttra sig över vårdnadsutredningarna. Detta har bidragit till att huvudförhandlingarna har fördröjts. Det finns exempel på att det har tagit ett år från det att vårdnadsutredning kommit in till tingsrätten till dess att huvudförhandling hållits (mål nr T 5831-14 och T 1009-15). Liknande dröjsmål har noterats i mål nr T 1787-15, T 1642-15 och T 4566-14.

Det bör även påpekas att tingsrätten i ett mål (T 2445-15) i dom förordnat om att visst umgänge skulle komma till stånd under förutsättning att svaranden intygade drogfrihet. Lämpligheten av att ett sådant förordnande tas in i domslutet kan ifrågasättas dels eftersom det inte finns något uttryckligt lagstöd i FB, dels eftersom domslutet inte torde gå att verkställa (se Justitiekanslerns protokoll den 22 april 2016 från inspektion av Växjö tingsrätt samt Riksdagens ombudsmäns, JO:s beslut den 23 mars 2016 i dnr 38-2015). Det kan vara lämpligare att anteckna en sådan överenskommelse i t.ex. protokollet från huvudförhandlingen.

Tingsrätten bör även arbeta mer aktivt med att effektivisera utsättningen av vårdnadsmålen. Granskningen visar att det förekommer tider av inaktivitet i målen (t.ex. mål nr T 1787-15 där den senaste handläggningsåtgärden vidtogs i juni 2016, mål nr T 2038-13 där det förekommer flera perioder av inaktivitet på ett par månader vardera, mål nr T 1642-15 där det finns en inaktivitet på fyra månader).

En annan brist i handläggningen är avsaknaden av tidsplaner. De verktyg som finns att tillgå i 42 kap. RB ska givetvis användas även i fråga om indispositiva tvistemål. JO har i flera beslut påtalat vikten av att tingsrätten upprättar tidsplaner (se JO 2015/16 s. 38, s. 83 och 86, dnr 6418-2013, 7131-2014 och 382-2015). Genom att upprätta en tidsplan kan domstolen ofta förhindra att ett mål lever sitt eget liv och i stället ta kontroll över handläggningen (se JO:s beslut den 21 december 2015 i dnr 6730-2014). Tidsplaner kan även utgöra ett stöd i tingsrättens arbete att påskynda ombudens arbete.

Det som framkommit ger Justitiekanslern anledning att understryka vikten av att de indispositiva målen handläggs skyndsamt i alla delar av handläggningen. Tingsrätten kan inte undgå kritik för de brister som har uppmärksammats i detta hänseende. Av uppgifterna från lagmannen Per Kjellsson och chefsrådmannen Jan Bengtsson framgår dock att det finns en medvetenhet kring problematiken och att rutinerna för handläggningen kommer att ses över. Detta kan förväntas leda till effektivitetsvinster på sikt för tingsrätten.

4.3 Granskning av brottmål med längre frihetsberövanden

Som framgått har endast en akt funnits tillgänglig vid tingsrätten som avsett ett mål från de två senaste åren, där någon varit frihetsberövad under mer än sex månader. Justitiekanslern har granskat den akten (mål nr B 5-15). Därtill har Justitiekanslern översiktligt i Vera gått igenom två andra mål från samma period där häktningstiderna uppgått till strax under sex månader (mål nr B 1-15 och B 2087-16).

Utgångspunkten för granskningen var att kontrollera att tidsfristerna i rättegångsbalken – inklusive de krav som följer av artikel 5 i Europakonventionen – har följts när det gäller utsättande av mål till häktnings- och huvudförhandling, doms meddelande m.m. Vidare kontrollerades att omhäktningsförhandlingar hållits när tiden för åtals väckande förlängts.

Den granskade akten avser ett mål om grovt narkotikabrott m.m. i vilket tingsrätten meddelade dom den 8 juli 2015. De fyra tilltalade hade då varit frihetsberövade som anhållna och häktade sedan den 30 december 2014, dvs. i drygt sex månader.

Beträffande samtliga tilltalade avkunnades de ursprungliga häktningsbesluten i samband med häktningsförhandlingar den 4 januari 2015. Den tid inom vilken åtal skulle väckas bestämdes då av rätten till den 23 januari 2015, dvs. 19 dagar senare. Av häktningsprotokollen framgår inte att frågan om när eventuella omhäktningsförhandlingar skulle hållas diskuterades särskilt inför rättens beslut, eller att försvararens inställning i övrigt till åtalsfristen efterfrågades. Av tingsrättens akt framgår inte heller att häktningsfrågan därefter togs upp av rätten igen förrän åklagaren den 22 januari 2015 inkommit med en begäran om åtalsförlängning till den 6 februari 2015. En av de tilltalade medgav genom sin försvarare att åtalstiden förlängdes på det sättet. Beträffande de övriga tre hölls omhäktningsförhandlingar den 23 januari 2015.

Av 24 kap. 18 § tredje stycket RB framgår att rätten ska, om åtal inte väcks inom två veckor, så länge den misstänkte är häktad och till dess åtal har väckts, med högst två veckors mellanrum hålla ny förhandling i häktningsfrågan och därvid särskilt se till att utredningen bedrivs så skyndsamt som möjligt. Är det med hänsyn till utredningen eller av annan anledning uppenbart att förhandling inom nu angiven tid skulle vara utan betydelse, får rätten bestämma längre tids mellanrum.

Mot den nämnda bakgrunden uppstår frågan om tingsrätten i det aktuella fallet, efter de ursprungliga häktningsbesluten, borde ha tagit upp frågan om en omhäktningsförhandling tidigare. Justitiekanslern anser att detta borde ha skett (jfr JO:s beslut den 17 mars 2009 i dnr 6710-2008, med hänvisningar).

Det kunde i övrigt konstateras att gällande tidsfrister hade hållits i samtliga granskade fall och att omhäktningsförhandlingar ägt rum i de fall en förlängd åtalstid inte medgetts. Justitiekanslern finner inte heller skäl att anmärka mot handläggningen av de aktuella målen i något annat avseende.

4.4 Granskning av tingsrättens ärenden om hemliga tvångsmedel

4.4.1 Allmänt om rutinerna vid tingsrätten

Av tingsrättens arbetsordning framgår att ärenden om hemliga tvångsmedel lottas på en rotel som innehas av lagmannen. Som framgått ovan handläggs dessa ärenden av lagmannen eller, vid förfall för honom, av någon av de två chefsrådmännen. Vid förfall även för chefsrådmännen handläggs ärendena av den i tjänsten äldsta rådmannen.

Av en handläggningspromemoria som upprättats av lagmannen i augusti 2012, och som fortfarande används vid tingsrätten, framgår bl.a. följande.

När en begäran eller anmälan om hemliga tvångsmedel kommer in till tingsrätten ska ärendet registreras och ges ett löpnummer i det hemliga diariet. De handlingar som kommer in i ärendet ska inkomststämplas och föras upp på dagboksbladet.

I de fall något sammanträde inte behöver hållas fattas ett beslut, som tecknas direkt på den skriftliga framställningen. Beslutet expedieras därefter till åklagaren. Om det behövs ett sammanträde ska åklagaren och ett offentligt ombud bokas och kallas muntligen till sammanträdet. Beslut fattas vid sammanträdet. Även ett sådant beslut dokumenteras som regel på åklagarens framställning. En handling med beslutet överlämnas direkt till den åklagare eller polis som finns på plats. Vid sammanträdet ska protokoll föras (ett exempel på ett sådant protokoll finns). I protokollet beslutas också om ersättning till det offentliga ombudet.

Lagmannen har uppgett följande. Han handlägger själv den övervägande delen av tvångsmedelsärendena. Fram till dess att den nuvarande organisationen med två chefsrådmän infördes, var det två särskilt utsedda rådmän vid tingsrätten som handlade ärendena vid lagmannens förfall. När sammanträden hålls sker regelmässigt klargöranden och tillägg beträffande innehållet i de skriftliga handlingar som åklagaren gett in. Det som diskuteras dokumenteras i akten endast om det bedöms ha betydelse för prövningen i sak, vilket är sällsynt.

Granskningen av akterna i de ärenden där tingsrätten under januari 2015 – juli 2016 beslutat avseende hemliga tvångsmedel ger skäl att anmärka följande.

4.4.2 Sammanträden utan närvaro av offentligt ombud

I ärenden om hemlig avlyssning av elektronisk kommunikation, hemlig kameraövervakning och hemlig rumsavlyssning bevakas de enskildas integritetsintressen av ett offentligt ombud. Ett sammanträde ska hållas där åklagaren och det offentliga ombudet närvarar. Tidigare fanns en undantagsregel enligt vilken rätten, i vissa brådskande fall, fick hålla sammanträde och fatta beslut utan att ett offentligt ombud varit närvarande eller annars fått yttra sig. Detta undantag upphörde dock att gälla den 1 januari 2015, i samband med att åklagares möjligheter att fatta interimistiska beslut om hemliga tvångsmedel utökades (27 kap. 26 och 28 §§ RB, ändrade genom SFS 2014:1419.)

I två ärenden från januari respektive mars 2015 har tingsrätten, efter att ha konstaterat att ärendena var av brådskande natur, hållit sammanträde utan närvaro av offentligt ombud och i anslutning därtill beslutat om hemlig avlyssning av elektronisk kommunikation. I det första fallet framgår att det offentliga ombudet efter beslutet informerades om ärendet och fick ta del av handlingarna. I det andra ärendet höll tingsrätten två dagar efter tvångsmedelsbeslutet ett nytt sammanträde, denna gång i närvaro av det offentliga ombudet. I anteckningarna från det sammanträdet anges följande.

Rätten höll [datum] ett sammanträde utan att offentligt ombud närvarade. Anledningen var att ett offentligt ombud på grund av ärendets brådskande natur inte kunnat kontaktas. Rätten bedömde att ärendet var så brådskande att ett dröjsmål allvarligt skulle äventyra syftet med tvångsmedlet. Uppmärksammad på att 27 kap. rättegångsbalken ändrats den 1 januari 2015, och att åklagaren själv kan besluta interimistisk och sedan underställa rätten beslutet, har rätten kallat till ett nytt möte denna dag med det offentliga ombudet närvarande. Ärendet genomgås med det offentliga ombudet.

Handläggningen ger Justitiekanslern skäl att anmärka följande.

Kravet på att offentligt ombud ska närvara vid sammanträden om hemliga tvångsmedel är föranlett av rättssäkerhets- och integritetshänsyn. Den aktuella lagändringen – som gjorde närvaron av offentligt ombud obligatorisk vid sammanträden angående bl.a. hemlig avlyssning av elektronisk kommunikation –innebar en förstärkning av det offentliga ombudets roll, och därmed av den rättssäkerhetsgaranti som ombudets medverkan utgör (jfr prop. 2013/14:137 s. 120 ff. och SOU 2012:44 s. 795).

Det har vid granskningen inte kommit fram att det efter de två besluten från början av 2015 har förekommit några brister vid tingsrätten när det gäller offentligt ombuds närvaro. Att tingsrätten inte omedelbart uppmärksammade lagändringen måste dock tingsrätten kritiseras för.

4.4.3 Dokumentation av vad som muntligen tillförts ärendet

Tingsrättens beslut om hemliga tvångsmedel har i allmänhet grundats på omständigheter som framgått av promemorior från polisen. I vissa av de granskade ärendena har promemoriorna varit mycket kortfattade. Endast informationen i dessa kan knappast ensamt ha gett underlag för ett ställningstagande i frågan om förutsättningar förelåg för att besluta om tvångsmedel. Några gånger har t.ex. mycket få uppgifter funnits till stöd för ett ställningstagande ifråga om skälig misstanke, och i några fall har det inte framgått klart hur de telefonnummer som ansökan avsett varit knutna till en misstänkt person.

Tingsrätten har i nämnda fall gett tillstånd till att använda hemliga tvångsmedel. Justitiekanslern får därför utgå ifrån att det vid de sammanträden som föregick besluten lämnades kompletterande muntliga upplysningar. Dessa upplysningar har dock inte dokumenterats av tingsrätten. I sammanhanget kan noteras att det i ett fåtal av de aktuella ärendena finns en allmän notering i sammanträdesanteckningarna om att närvarande polis eller åklagare ”kompletterar uppgifterna i promemorian” eller ”utvecklar skälen för begäran”, utan att det framgår något om vilka uppgifter som då tillfördes ärendet.

Det som framgått ger sammantaget anledning för Justitiekanslern att understryka vikten av att muntlig information som lämnas vid sammanträden om hemliga tvångsmedel också dokumenteras i rättens akt. Detta är betydelsefullt ur kontrollsynpunkt. Det kan också vara viktigt för den fortsatta handläggningen av tvångsmedelsfrågan, t.ex. om en annan befattningshavare ska besluta om förlängning av ett tvångsmedel. Tingsrätten bör noggrannare dokumentera vad som tillförts muntligen i ärendena.

4.4.4 Innehållet i rättens beslut

I flertalet av de granskade ärendena har rätten meddelat beslut genom att fylla i en i förväg skriven text på åklagarens framställning där avsikten varit att beslutsfattaren ska markera om det varit fråga om ett bifalls- eller avslags-

beslut. I två fall har ingen sådan markering gjorts och det framgår således inte av beslutet om rätten har bifallit eller avslagit framställningen. Naturligtvis måste det framgå av tingsrättens avgörande vilket beslut som har fattats. Tingsrätten bör vara mer noggrann vid angivandet av vilket beslut som har fattats.

4.5 Personuppgiftsbehandling m.m. vid tingsrätten

4.5.1 Personuppgiftsbehandlingen i de elektroniska dagboksbladen

Granskningen av tingsrättens dagboksblad har omfattat, förutom målen som Justitiekanslern granskat ovan, dagboksbladen i ytterligare femton slumpmässigt utvalda mål.

Vid tingsrätten sker en datoriserad dagboksföring i ärendehanteringssystemet Vera i samband med handläggningen av varje mål. I dagboken antecknas vilka handlingar som kommer in eller upprättas i målet och andra omständigheter som är av betydelse för handläggningen. Förutom mål- eller ärendenummer och inkomstdag för handlingar framgår vilka som är parter i målet, i regel med namn och personnummer eller samordningsnummer. Det framgår också vad målet gäller (saken). I ett brottmål anges saken med den aktuella brottsrubriceringen.

Den behandling av personuppgifter som sker i dagboksbladen i Vera ska följa domstolsdatalagens (2015:728) bestämmelser. Enligt 6 § domstolsdatalagen får behandling av personuppgifter ske om den behövs för handläggning av mål och ärenden. Behandlingen av personuppgifter ska uppfylla de grundläggande kraven i 9 § personuppgiftslagen (1998:204), PUL. Detta innebär bl.a. att personuppgifter får behandlas bara om det är lagligt. Uppgifterna måste dessutom behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed. Personuppgifterna ska vidare vara adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen. Behandlingen får inte heller avse fler personuppgifter än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. De personuppgifter som behandlas ska vara riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella.

Det är som utgångspunkt tillåtet för en domstol att behandla vad som räknas som känsliga personuppgifter i Vera (jfr 4 och 5 §§ domstolsdatalagen och prop. 2014/15:148 s. 49). Känsliga personuppgifter är uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös och filosofisk övertygelse eller medlemskap i en fackförening samt uppgifter som rör hälsa eller sexualliv (13 § PUL). Känsliga personuppgifter får dock inte behandlas enbart på grund av vad som är känt om en persons ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa eller sexualliv (13 § domstolsdatalagen).

Många av personuppgifterna i dagboksbladen är av integritetskänslig natur var för sig, eller sammantagna med andra uppgifter (se NJA 2015 s. 624 och Högsta domstolens beslut den 31 mars 2015 i mål nr Ö 570-15). Det är därför viktigt att den som för in anteckningar i dagboken som innehåller personuppgifter noga kontrollerar att information behövs för handläggningen av målet och att anteckningarna begränsas till det som är relevant utifrån ändamålet med anteckningen.

Vid granskningen framgick flera fall där handläggare efter telefonsamtal direkt i dagboken hade antecknat uppgifter om sjukdomar (mål nr T 5731-14, T 4617-14, T 1009-15, T 1176-16, B 920-15 och B 1093-16) och omständigheter som på annat sätt avslöjade en enskilds hälsotillstånd. Exempelvis fanns i dagboken anteckningar om att en person var intagen på psykiatrisk vårdinrättning (mål nr T 5245-14), var sjukskriven (mål nr T 362-15) samt befann sig på en rättspsykiatrisk avdelning på sjukhus (mål nr T 2445-15). Det förekom även anteckningar av i övrigt integritetskänsligt slag. Exempelvis uppgifter i ett tvistemål om att svaranden var häktad (mål nr T 2445-15) och anteckningar i ett brottmål om att en tolk inte hade klarat vissa språkprov (mål nr B 2308-15). En annan allmän observation var att det i många mål förekom relativt omfattande tjänsteanteckningar i dagboksbladen som innehöll uppgifter om enskildas personliga förhållanden.

Vid granskningen framkom inte att det förekommit någon personuppgifts-

behandling i strid med bestämmelsen i 13 § domstolsdatalagen, dvs. att personuppgifter har behandlats enbart på grund av vad som är känt om en persons ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa eller sexualliv.

De anteckningar som vid granskningen har konstaterats innehålla känsliga personuppgifter och andra integritetskänsliga uppgifter får i huvudsak anses ha

varit relevanta för handläggningen av det aktuella målet. När det gäller känsliga personuppgifter har det i de flesta fall varit fråga om uppgifter om specifika sjukdomar som sedan legat till grund för beslut av domstolen att ställa in en förhandling eller beslut om närvaro vid förhandling på annat sätt än genom personlig inställelse. Att anteckna uppgiften om en viss grad av sjukdom får anses ha varit nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen, dvs. att utgöra underlag för domstolens beslut i den aktuella frågan. Detsamma kan sägas beträffande de anteckningar som innehållit känslig information om exempelvis en parts vistelse på rättspsykiatrisk klinik och liknande anteckningar som utgjort grund för åtgärder i målet avseende delgivning eller liknade.

Det ska dock avslutningsvis framhållas att det, även om det skulle vara förenligt med domstolsdatalagens regler, inte är lämpligt att skriva omfattande tjänsteanteckningar som innehåller personuppgifter på dagboksbladen. Dagboksbladen begärs ofta ut som allmänna handlingar. Sekretesskyddet för uppgifter om enskildas hälsotillstånd är i detta fall relativt svagt (se 21 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen [2009:400], OSL). För andra typer av personuppgifter som antecknas på dagboksbladen kan det helt saknas sekretessbestämmelser. Detta innebär att känsliga uppgifter kan behöva lämnas ut om någon begär att få ta del av dagboksbladet. Även om sekretesskyddet är svagt kan anteckningarna likväl vara känsliga för de berörda personerna och en alltför stor spridning kan få olyckliga konsekvenser. Anteckningar som innehåller sådana personuppgifter bör därför göras i separata dokument som dagboksbladet hänvisar till. På detta sätt underlättas också sekretessprövningen av uppgifterna.

Justitiekanslern noterar att det i tingsrättens rutinbeskrivning kring sekretessfrågor bl.a. anges att det på dagboksbladen inte bör antecknas uppgifter om en persons sjukdomar och psykiska tillstånd, utan att detta bör ske i separata

tjänsteanteckningar. Justitiekanslern förutsätter att domstolen vidtar åtgärder så att vad som anges i rutinbeskrivningen efterlevs och att det som anförts ovan beaktas vid domstolens framtida hantering av personuppgifter i dagboken.

4.5.2 Informationen om sekretess beträffande dagboksbladen i tingsrättens styrdokument

I tingsrättens ovan nämnda rutinbeskrivning för sekretess finns vissa uppgifter angående hanteringen av de elektroniska dagboksbladen som riskerar att ge en felaktig vägledning för domstolens handläggare. I beskrivningen (s. 18) anges att ”Anteckningar som görs i händelser/dagboken blir omgående offentliga och tillgängliga via allmänhetens terminal.”

Personuppgifter i domstolens dagboksblad kan omfattas av sekretess enligt OSL (se exempelvis NJA 2015 s. 624 och jfr Högsta förvaltningsdomstolens beslut den 30 juni 2014 i mål nr 1014-14). Skrivningarna ger dock intrycket av att dagboksbladet i sin helhet alltid är offentligt och att ett utlämnade därför inte behöver föregås av en sekretessprövning. Tingsrätten bör göra en översyn av det aktuella dokumentet för att undvika att personuppgifter lämnas ut i strid med OSL. Justitiekanslern konstaterar även att det görs en hänvisning till allmänhetens terminal trots att domstolen i dagsläget inte tillhandhåller en sådan.

4.6 Underrättelser till Justitiekanslern

För att Justitiekanslern ska kunna fullgöra uppgiften att utöva kontroll över rättshjälpen är Justitiekanslern beroende av att tingsrätterna rapporterar in beslut och domar till Justitiekanslern i den omfattning som framgår av Domstolsverkets föreskrifter om rättshjälp (DVFS 2012:15).

Det finns anteckningar i tingsrättens rutinbeskrivningar om att expediering av vissa beslut och domar ska ske till Justitiekanslern. Den beskrivning som finns är dock inte uttömmande. Vid inspektionen har även, vid en stickprovskontroll, uppmärksammats att tingsrätten vid ett flertal tillfällen förbisett uppgiftsskyldigheten (t.ex. mål nr B 4438-13 och B 3345-14 angående byte av målsägandebiträde, T 4416-14 och T 1285-15 angående beviljad rättshjälp, T 362-15 angående byte av rättshjälpsbiträde, T 2445-15 angående förhandsbesked för långväga rättshjälpsbiträde).

Det är tydligt att de rutiner som finns vid tingsrätten inte i alla avseenden är tillräckliga för att se till att Justitiekanslern underrättas om beslut och domar i den omfattning som ska ske. Tingsrätten bör se över sina rutiner i detta avseende.

5. Avslutande samtal

Vid det avslutande samtalet där lagmannen Per Kjellsson, chefsrådmännen Jan Bengtsson och Erik Högdahl samt den administrativa chefen Paul Fogelberg deltog redogjorde Justitie­kanslern kortfattat för sina iakttagelser enligt avsnitt 4. Samtalet avslutades med att Justitiekanslern tackade för ett mycket vänligt bemötande från tingsrättens personal under inspektionen.