Justitiekanslern - 201-16-24

Diarienr: 201-16-24 / Beslutsdatum: 30 jun 2016

Justitiekanslerns granskning av länsstyrelsernas ärendeförteckningar för år 2015

Redogörelse för handläggningen

Alla länsstyrelser sände in sina ärendeförteckningar för år 2015 till Justitiekanslern under februari 2016. I anslutning till sina ärendeförteckningar ingav länsstyrelserna – efter anvisning om detta av Justitiekanslern i en skrivelse den 13 januari 2016 och efter påminnelser till nio länsstyrelser under mars och april samma år – även följande.

Kopior av de tio sista under 2015 fattade besluten om lokala trafikföreskrifter som helt eller delvis innefattar sådana föreskrifter som avses i 8 kap. regeringsformen.
Registerutdrag för de tio första under 2015 avgjorda ärendena som avser överklaganden av länsstyrelsens beslut.
För de länsstyrelser som ansvarar för tillsynen av överförmyndare en särskild redovisning om denna tillsyn för vart och ett av de län som ansvaret omfattar. Redovisningen avser både genomförd tillsyn under 2015 och planerad tillsyn under 2016. I de fall någon årlig tillsyn inte genomförts eller planeras, redovisas de skäl som föranlett länsstyrelsen att avstå från inspektion med tillämpning av 21 § förmynderskapsförordningen (1995:379). Dessutom innehåller redovisningen länsstyrelsens särskilda tillsynsåtgärder eller erfarenheter beträffande överförmyndarnas handläggning av ärenden enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn.

Slutligen har vissa länsstyrelser lämnat redovisningar av frågor som Justitiekanslern redan efter sin granskning av 2014 års ärendeförteckningar särskilt uppmanat respektive länsstyrelse att beakta i samband med årets ärendeförteckning.

Generellt om länsstyrelsernas ärendeförteckningar

Länsstyrelsernas kommentarer till ärendeförteckningarna

Fler och fler länsstyrelser bifogar till ärendeförteckningarna korta sammanfattningar av länsstyrelsens uppfattning om läget på myndigheten, eventuella problem och orsaker till dessa samt planer för framtida verksamhet. Detta är värdefullt för Justitiekanslerns förståelse för länsstyrelsens situation och för granskningen av ärendeförteckningarna.

Utdrag ur diariet

Justitiekanslern har under de senaste åren påpekat vikten av att länsstyrelserna beträffande ärenden som ska förklaras redovisar fullständiga registerutdrag även för de ärenden som inledningsvis diarieförts i äldre diariesystem. Årets ärendeförteckningar innebär i detta hänseende en påtaglig förbättring. Alla länsstyrelser redovisar nu även utdrag ur det äldre systemet Diabas. Vissa undantag beträffande enstaka ärenden eller ärendegrupper förekommer dock.

Förklaringarna till varför ärendena ännu inte är avgjorda

Länsstyrelsernas förklaringar till varför de äldre ärendena fortfarande inte avgjorts är generellt sett tydligare och mer utförliga än tidigare års redovisningar. Vissa förklaringar är dock även i år mindre tydliga. De förefaller skrivna av handläggaren och har ibland mer karaktär av interna meddelanden till länsstyrelsens diarium än av information för en utomstående om ifall kraven i förvaltningslagen på snabb handläggning uppfyllts.

Ärendeförteckningarnas struktur

De allra flesta länsstyrelser redovisar numera i huvudsak efter likartad struktur. Det underlättar såväl granskningen av redovisningarna som jämförelser mellan olika länsstyrelser. Det finns enligt Justitiekanslerns uppfattning anledning att i flera av de länsstyrelsegemensamma nätverken även i fortsättningen bevaka frågan om gemensam form för redovisningen för att både förmå alla länsstyrelser att anamma samma mall för redovisningen och ytterligare utveckla denna form. Såvitt Justitiekanslern förstått utgör nätverken för platinasamordnare och chefsjurister viktiga aktörer i detta hänseende.

Diarieföringen vid länsstyrelserna

Justitiekanslern har under lång tid påtalat för länsstyrelserna att diarieföringen har brister i form av bland annat att en allmän handling ibland inte diarieförs eller diarieförs först efter lång tid. Inte heller årets redovisningar är fria från sådana tillkortakommanden. Det är vanskligt att bedöma om utvecklingen går åt rätt håll. Dock synes länsstyrelserna numera ägna frågan större uppmärksamhet än tidigare. Inte minst den genomförda övergången till ett nytt kombinerat handläggnings- och diariestöd – med ökat ansvar för handläggarna – har ställt frågorna i centrum. Denna generellt sett ökade uppmärksamhet talar för att kvaliteten på diarieföringen kommer att höjas. Det kommer även fortsättningsvis att vara en viktig uppgift för Justitiekanslern att i sin tillsyn i allmänhet och i granskningen av ärendeförteckningarna i synnerhet bevaka detta.

Länsstyrelsernas ärendebalanser

Det totala antalet redovisade ärenden (d.v.s. ärenden påbörjade före 1 juli 2015 och inte avgjorda den 31 december samma år) uppgår i år till nästan 34 000. Detta innebär en ökning från i fjol med nästan 3 000 ärenden. Antalet ärenden att förklara (d.v.s. ärenden vars handläggning inleddes före år 2013 och inte avslutats vid utgången av 2015) utgör knappt 7 % av det totala antalet redovisade ärenden och har jämfört med i fjol minskat från 2 480 till 2 354. Tolv länsstyrelser har minskat antalet ärenden äldre än sex månader medan endast sju länsstyrelser har minskat antalet ärenden äldre än tre år. Andelen mer än tre år gamla ärenden av alla redovisade ärenden varierar påtagligt mellan länsstyrelserna (lägst 3 % och högst 17 %).

Justitiekanslern är medveten om att uppgifter av detta slag kan vara svåra att lägga till grund för en noggrann analys av hur framgångsrika länsstyrelserna är i sitt arbete att minska balanserna och de kan inte användas för att jämföra en länsstyrelse med en annan. Förhållandena mellan länsstyrelserna är alltför olika både när det gäller länens speciella förhållanden och länsstyrelsernas sätt att arbeta och diarieföra. Förhållandena mellan åren kan också variera högst påtagligt genom tillkommande eller bortflyttade arbetsuppgifter. Dock vågar Justitiekanslern påstå att länsstyrelsernas redovisningar visar att det är fullt möjligt för en enskild myndighet att förbättra sitt balansläge. Årets ärendeförteckningar visar att några länsstyrelser påtagligt minskat antalet minst tre år gamla ärenden.

Länsstyrelsernas balanser i ärenden om bildande av naturreservat och om byggnadsminnesförklaringar

Två av länsstyrelsernas många ärendegrupper innehåller generellt sett betydligt fler och äldre ärenden i balans än alla övriga grupper. Ärenden om bildande av naturreservat och om byggnadsminnesförklaringar är till sin karaktär sådana att utredningarna i ärendena måste ta lång tid. Därför måste längre handläggningstider accepteras inom dessa grupper än i andra mindre komplexa typer av förvaltningsärenden.

Åtskilliga förklaringar till Justitiekanslern om varför enskilda äldre reservats- och byggnadsminnesärenden inte avgjorts synes bygga på en tanke att det inte går att avgöra ärendena på kortare tid. En jämförelse mellan länsstyrelserna visar dock att antalet öppna mer än tre år gamla ärenden om byggnadsminnen och naturreservatsbildningar kan skilja mycket mellan olika län. Vissa län har endast några enstaka öppna ärenden om byggnadsminnesförklaringar medan andra har flera tiotal sådana ärenden. Vissa län har långt över 50 öppna ärenden om naturreservatsbildningar medan andra har något enstaka ärende. Sådana iakttagelser tyder enligt Justitiekanslerns mening på att ärenden inom dessa grupper inte nödvändigtvis behöver bli så många och så gamla som på vissa länsstyrelser. Länets karaktär kan knappast utgöra den enda förklaringen till sådana skillnader. Justitiekanslern föreslår att länsstyrelserna gemensamt analyserar vilka faktorer som skapar dessa stora skillnader.

En länsstyrelse har beträffande reservatsbildningar tagit upp den principiellt intressanta frågan om värdet av förankring hos markägare m.fl. i förhållande till värdet av inte alltför långa handläggningstider. Justitiekanslern anser att länsstyrelserna tillsammans bör diskutera denna fråga och kanske även beröra principer för hur/om reservatsbildningar ska drivas vidare om fastighetsägare motsätter sig reservatsbildningar.

I länsstyrelsernas förklaringar till ärenden om naturreservatsbildningar och byggnadsminnesförklaringar återfinns emellanåt kommentarer om att den utdragna handläggningstiden inte påverkar enskilda intressen. Justitiekanslern anser att detta är ett felaktigt eller i vart fall alltför formellt synsätt. Den fastighetsägare som i årtionden lever med kännedom om att det allmänna utreder frågan om att inskränka fastighetsägarens rätt att förfoga över sin egendom måste anses ha ett väsentligt intresse av att frågan avgörs.

Länsstyrelsernas beslutsnivåer i ärenden om lokala trafikföreskrifter

Enligt 4 § punkten 5 myndighetsförordningen (2007:515) och 14 § förordningen (2007:825) med länsstyrelseinstruktion ska beslut om att t.ex. meddela lokala trafikföreskrifter beslutas av landshövdingen om denne inte delegerat uppgiften till en annan tjänsteman. För sådan delegering krävs för det första att trafikföreskriften inte är av principiellt slag eller annars av större vikt och för det andra att det finns synnerliga skäl för att delegera beslutanderätten.

Justitiekanslern har granskat tio beslut om lokala trafikföreskrifter vid varje länsstyrelse. Den allmänna bilden efter denna stickprovsgranskning är att vid de allra flesta länsstyrelser beslutas åtminstone alla permanenta lokala trafikföreskrifter av landshövdingen eller dennes ställföreträdare. En av de länsstyrelser som avviker från detta har nu startat ett arbete för att ta fram en rutin som ska säkerställa att beslut fattas av landshövdingen.

Justitiekanslern konstaterar att det legala utrymmet för delegering av rätten att besluta åtminstone permanenta lokala trafikföreskrifter är mycket litet.

Länsstyrelsernas handläggning av ärenden om överklaganden av länsstyrelsens beslut

Reglerna i förvaltningslagen (1986:223) innebär att ärenden om överklaganden av länsstyrelsens beslut ska handläggas snabbt (se 23 – 25 §§ och 27 – 28 §§). En omprövning av länsstyrelsens överklagade beslut – som länsstyrelsen måste göra om inte klaganden begärt inhibition – ska bara göras om det kan ske snabbt och enkelt. Ett överklagande får enligt förarbetena till lagen ”inte bli liggande hos myndigheten i väntan på omprövning” (prop. 1985/86:80 s. 78). Riksdagens ombudsmän (JO) har i ett beslut (dnr 1228-2004) uttalat sig om detta skyndsamhetskrav och angett följande. Frågan inom vilken tidsfrist en förvaltningsmyndighet ska överlämna en skrivelse med överklagande och övriga handlingar i ärendet till överinstansen är inte reglerad i någon författning. Det ligger emellertid i sakens natur att överlämnandet måste ske utan dröjsmål. Den allmänna regeln i 7 § förvaltningslagen om snabb och enkel handläggning gäller också här. Överlämnandet bör normalt ske inom en vecka efter det att överklagandet kom in till myndigheten (se bl.a. JO 1995/96 s. 314).

Justitiekanslern har för varje länsstyrelse granskat utdrag ur diariet för tio avgjorda ärenden om överklagande av länsstyrelsens beslut. Så gott som alla avgöranden har inneburit att överklagandet enligt 25 § förvaltningslagen överlämnats till överinstansen. Av dessa 210 granskade ärenden har 39 ärenden avgjorts efter längre tid än fem arbetsdagar. Av dessa 39 ärenden har 17 överklaganden avgjorts efter längre tid än tio arbetsdagar. De två längsta handläggningstiderna har varit vardera 25 månader. Dessa båda ärenden avsåg överklaganden av beslut om stöd till jordbruket enligt EG:s förordningar. Flera av de övriga 17 ärendena som överlämnades till överklagandeinstansen senare än efter två veckor tillhör samma grupp av ärenden. Dessutom innehåller ärendeförteckningarna exempel på överklaganden inom denna ärendegrupp, som fortfarande efter flera år inte överlämnats till överinstansen. Slutligen har Justitiekanslern träffat på två exempel på alltför lång handläggningstid i samma ärendegrupp vid en inspektion av en länsstyrelse.

Justitiekanslerns bild är sammanfattningsvis att de allra flesta överklagandena av länsstyrelsernas beslut överlämnas till överklagandeinstanserna med iakttagande av det ovan nämnda skyndsamhetskravet i förvaltningslagen. Däremot finns det i några län alltför många exempel på att överklagandena under alltför lång tid blivit liggande hos länsstyrelsen i väntan på omprövning. De allra flesta exemplen rör ärenden om stöd till jordbruket enligt EG:s förordningar. Detta är mycket allvarligt för rättssäkerheten i förvaltningen och kan i förlängningen undergräva tilltron till förvaltningens objektivitet. Alla länsstyrelser bör vidta åtgärder för att säkerställa att sådant inte förekommer i någon ärendegrupp vid myndigheten. De länsstyrelser där sådana avvikelser från reglerna redan konstaterats föreligga måste skyndsamt vidta åtgärder för att de öppna ärendena om överklagningar avgörs och på sikt vidta åtgärder för att sådana avvikelser från reglerna inte kan upprepas i någon ärendegrupp.

Justitiekanslern förväntar sig att alla länsstyrelser i samband med att de lämnar in ärendeförteckningen för år 2016 redogör för vilka åtgärder som vidtagits och vilken effekt åtgärderna fått.

Generellt om tillsynen av överförmyndare

Länsstyrelsernas tillsyn av överförmyndare har förbättrats. För år 2015 rapporterar fyra (Skåne, Västra Götalands, Dalarnas och Västernorrlands län) av de sju ansvariga länsstyrelserna att tillsynen omfattade samtliga tillsynsobjekt. Länsstyrelsen i Stockholms län rapporterar att den undantog ett fåtal överförmyndare från tillsyn medan länsstyrelserna i Östergötlands och Norrbottens län gjorde mer betydande undantag. Under år 2016 planerar fem länsstyrelser (Skåne, Västra Götalands, Dalarnas och Norrbottens län) att tillse samtliga överförmyndare. Länsstyrelsen i Stockholms län anger att en överförmyndare i Stockholms län och en i Västmanlands län ska undantas år 2016 då tillsynen av dessa bedöms uppenbart obehövlig. Tillsynen avses omfatta 36 av totalt 38 objekt.

Länsstyrelsen i Östergötlands län inspekterade under år 2015 cirka en tredjedel av alla tillsynsobjekt (39 st.). För år 2016 planeras tillsynen omfatta 20 av de 39 objekten. För övriga, dvs. cirka hälften, anges tillsynen vara uppenbart obehövlig. Ingen annan länsstyrelse redovisar en så stor mängd undantag, vilket enligt Justitiekanslern tyder på att Länsstyrelsen i Östergötlands län tolkar lagstiftningens undantagsregler alltför extensivt.

Justitiekanslern finner att omfattningen av tillsynen av överförmyndare får anses uppfylla de krav lagstiftningen uppställer i samtliga län utom i de län där Länsstyrelsen i Östergötlands län har ansvaret. Länsstyrelsen i Östergötlands län har under flera år haft en alltför låg tillsynsfrekvens. Justitiekanslern har vid tidigare granskningar av länsstyrelsernas ärendeförteckningar uttryckt förståelse för Länsstyrelsens i Östergötlands län situation. Då ytterligare resurser för tillsyn av överförmyndare inte tillförts länsstyrelsen återstår för att tillsynen ska uppfylla lagstiftningens krav att länsstyrelsen internt avsätter utökade resurser för denna tillsyn. Justitiekanslern vill att Länsstyrelsen i Östergötlands län i anslutning till nästa års ärendeförteckning redogör för de åtgärder länsstyrelsen vidtagit för att tillsynen av överförmyndare ska anses vara fullgod.

Länsstyrelsernas ökade insatser vad gäller tillsynen av överförmyndare har även dokumenterats i en av länsstyrelsernas samverkansgrupp för överförmyndartillsynen utarbetad nationell tillsynsplan. Justitiekanslern anser att detta initiativ är berömvärt. I planen, som flera länsstyrelser refererar till, redovisas bl.a. vilka skäl som kan anses medge att en årlig tillsyn av överförmyndare inte måste ske. Justitiekanslern tycker att de angivna skälen är acceptabla men vill återigen understryka att tillsyn av överförmyndare ska ske årligen om det inte är uppenbart obehövligt. En alltför vid tolkning av skälen för undantag är inte godtagbar.

Samtliga berörda sju länsstyrelser redovisar i vilken utsträckning deras tillsyn av överförmyndare avser ensamkommande barn. Den stora tillströmningen av ensamkommande barn, särskilt under år 2015, har medfört stora utmaningar för kommunerna och överförmyndarna. Bland annat ökade handläggningstiderna, andra uppgifter blev nedprioriterade och granskningen av de personer, som är villiga att bli god man, tog en stor del av resurserna i anspråk. Svårigheten att handlägga dessa ärenden ökade också då de berörda barnen i stor utsträckning flyttas mellan kommunerna. Trots kommunernas och överförmyndarnas stora problem med handläggningen av frågor som rör ensamkommande barn har dock länsstyrelserna inte uttryckt eller meddelat kritik till någon överförmyndare. Justitiekanslern noterar att den nationella planen för tillsyn av överförmyndare rekommenderar länsstyrelserna att alltid ta upp frågor om ensamkommande barn vid tillsynen av överförmyndare under år 2016.

Justitiekanslern är medveten om att enbart antalet inspektioner inte visar omfattningen eller kvaliteten på länsstyrelsernas insatser. En grundläggande förutsättning för att länsstyrelsen ska kunna granska överförmyndarnas verksamhet är dock att inspektioner faktiskt sker.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Stockholms län

Efter komplettering med beslut om lokala trafikföreskrifter är länsstyrelsens redovisning fullständig. Den är bra disponerad och ger god översikt.

Länsstyrelsen har redovisat att ett arbete pågår vid myndigheten för att minska antalet öppna äldre ärenden. Såvitt ärendeförteckningen utvisar återstår även efter år 2015 arbete för att åstadkomma väsentliga minskningar av antalet gamla ärenden vid myndigheten. Justitiekanslern önskar att länsstyrelsen lämnar en särskild redogörelse för detta fortsatta arbete i samband med att länsstyrelsen lämnar in 2016 års ärendeförteckning.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömning av redovisningen från Länsstyrelsen i Uppsala län

Länsstyrelsen har även i år lämnat en informativ och välstrukturerad ärendeförteckning.

Justitiekanslern konstaterar att länsstyrelsen alltjämt har ett antal äldre ärenden om lokala trafikföreskrifter, varav vissa inkomna 2009 – 2010, som ännu inte har avslutats. Länsstyrelsen har från årsskiftet flyttat över dessa ärenden till Rättsenheten vilket fått till följd att 14 ärenden avslutats på kort tid. Justitiekanslern utgår från att resterande ärenden prioriteras med sikte på att samtliga ärenden ska avgöras inom kort.

Länsstyrelsen har redovisat 16 oavgjorda naturreservatsärenden. Av dessa har tio kommit in 2006 eller tidigare. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen när den lämnar in 2016 års ärendeförteckning särskilt redovisar den planerade handläggningen av dessa ärenden om de alltjämt är oavslutade vid årets slut.

Länsstyrelsen bör beakta vad som anförts ovan om beslutsnivåer i ärenden om lokala trafikföreskrifter.

Något av de granskade ärendena om överklaganden av länsstyrelsens beslut utgör anledning för länsstyrelsen att på det sätt Justitiekanslern anfört ovan ta sig an frågan om skyndsam handläggning av sådana ärenden.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Södermanlands län

Efter komplettering med utdrag ur äldre diariesystem för några ärendegrupper, är länsstyrelsens redovisningar fullständiga. Länsstyrelsen bör när den lämnar in 2016 års ärendeförteckningar vinnlägga sig om att utan undantag lämna in utdrag även ur äldre diariesystem.

Förklaringarna till varför ärenden inte är avgjorda är något mer utförliga än vid 2014 års ärendeförteckning.

Länsstyrelsen har kunnat minska antalet äldre ärenden något trots att totala antalet redovisade ärenden ökat. Detta synes ha skett genom framför allt en redovisad satsning på handläggning av byggnadsminnesärenden. Arbete återstår dock. Av de i fjol åtta mer än 25 år gamla ärendena om byggnadsminnesförklaringar återstår nu två att avgöra. På samma sätt som inför årets granskning, önskar Justitiekanslern att länsstyrelsen vid inlämnandet av 2016 års ärendeförteckning särskilt redovisar läget för dessa två ärenden, om de då fortfarande inte avgjorts.

Länsstyrelsen bör beakta vad som anförts ovan om beslutsnivåer i ärenden om lokala trafikföreskrifter.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Östergötlands län

Trots särskilda insatser under år 2014 och början av år 2015 finns eftersläpningar i handläggningen av ärenden om byggnadsminnesförklaringar. Länsstyrelsen planerar nu för att under år 2016 ”åter komma igång med återstående ärenden genom kontinuerlig handläggning”. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen vid inlämnandet av 2016 års ärendeförteckning särskilt redovisar tillvägagångssättet i och resultatet av denna planerade återupptagna satsning. Länsstyrelsen bör även uppmärksamma ärendebalanserna inom naturvårds- och miljöskyddsområdet.

Några av de granskade ärendena om överklaganden av länsstyrelsens beslut utgör anledning för länsstyrelsen att på det sätt Justitiekanslern anfört ovan ta sig an frågan om skyndsam handläggning av sådana ärenden.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Jönköpings län

Vid inlämnandet av 2014 års ärendeförteckning redovisade länsstyrelsen en ny rutin för att undvika att i praktiken avgjorda ärenden inte avslutas i diariesystemet. Flera av de i år redovisade ärendena visar att denna nya rutin inte fått fullt genomslag. Särskilt synes detta gälla inom kulturmiljöområdet och området för krishantering och skydd mot olyckor.

Länsstyrelsen har numera antagit ambitiösa rutinbeskrivningar med riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Kronobergs län

Länsstyrelsens redovisning är föredömligt väl utformad; lättöverskådlig, informativ och upplagd på ett pedagogiskt sätt.

Länsstyrelsen har nu antagit riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar.

Länsstyrelsen har redovisat att ärenden om byggnadsminnesförklaringar och bildande av naturreservat nedprioriterats. Detta återspeglas i registerutdraget där handläggningen av somliga ärenden helt avstannat. Så kan det självfallet inte fortsätta.

Justitiekanslern har den 22 och 23 mars i år inspekterat verksamheten vid länsstyrelsen. Några av ärendena som granskades då och ett av de i samband med årets ärendeförteckning granskade ärendena om överklagande av länsstyrelsens beslut, utgör anledning för länsstyrelsen att på det sätt Justitiekanslern anfört ovan ta sig an frågan om skyndsam handläggning av sådana ärenden.

Vid inspektionen och i ett beslut efter inspektionen har Justitiekanslern ytterligare kommenterat handläggningen av förvaltningsärendena vid länsstyrelsen.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Kalmar län

Redan efter granskningen av 2014 års ärendeförteckning anförde Justitiekanslern att länsstyrelsen i ett antal ärenden om stöd till jordbruket inte uppfyllt kravet på skyndsamhet beträffande omprövningar av beslut och överlämnande av överklaganden till överinstans. Det är mot den bakgrunden mycket förvånande och givetvis helt oacceptabelt att länsstyrelsen nu redovisar 213 överklaganden över länsstyrelsens beslut om stöd till jordbruket, som kommit in till länsstyrelsen under tiden februari 2009 – december 2015 och fortfarande inte har avslutats. Länsstyrelsen måste skyndsamt vidta sådana åtgärder som Justitiekanslern beskrivit ovan under rubriken ”Länsstyrelsernas handläggning av ärenden om överklaganden av länsstyrelsens beslut”.

Justitiekanslern vill ha en redogörelse från länsstyrelsen för vidtagna åtgärder senast den 15 september 2016. Till redogörelsen ska fogas ett utdrag ur diariet över alla den 1 september 2016 eventuellt öppna överklagningsärenden inom alla ärendegrupper. Därefter vill Justitiekanslern att länsstyrelsen i samband med att den lämnar in 2016 års ärendeförteckning lämnar sådan redovisning som anges ovan under rubriken ”Länsstyrelsernas handläggning av ärenden om överklaganden av länsstyrelsens beslut”.

Justitiekanslern anförde efter granskningen av 2014 års ärendeförteckning att det är önskvärt att länsstyrelsen tar fram riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar. I anslutning till årets ärendeförteckning har länsstyrelsen redogjort för att arbete pågår för att anta sådana riktlinjer. Riktlinjerna väntas kunna antas under våren 2016. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen fogar dessa riktlinjer till 2016 års ärendeförteckning.

Länsstyrelsen bör beakta vad som anförts ovan om beslutsnivåer i ärenden om lokala trafikföreskrifter.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Gotlands län

Länsstyrelsen har prioriterat ner handläggning av ärenden om att bilda naturreservat till förmån för arbete med ärenden om Natura 2000. Detta återspeglas i diarieutdragen på så sätt att i sju av de 15 öppna reservatsärendena har ingen åtgärd antecknats under år 2015. Så kan det självfallet inte fortsätta.

Ett av de granskade ärendena om överklaganden av länsstyrelsens beslut utgör anledning för länsstyrelsen att på det sätt Justitiekanslern anfört ovan ta sig an frågan om skyndsam handläggning av sådana ärenden.

Länsstyrelsen har nu antagit riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar. Dessa består av ett flödesschema, en ”lathund” för sekretessprövning och beslut om avgifter. Dokumenten är konkret utformade och operativt inriktade.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Blekinge län

Länsstyrelsen redovisar satsningar på att avgöra gamla ärenden. Prioritet har särskilt givits åt sådana inom kulturmiljö- och miljöskyddsområdet. Inom byggnadsminnesområdet har framsteg gjorts i avarbetningen av balanser men myndigheten är ännu inte helt fri från mycket gamla ärenden. Några mycket gamla ärenden om naturreservatsbildningar synes handläggningsmässigt vara i ett slutskede. Således bedömer länsstyrelsen att det absolut äldsta ärendet (en naturreservatsbildning som inleddes år 1980) ska kunna avgöras tidigt år 2016. Om detta ärende trots allt inte är avgjort när länsstyrelsen lämnar in 2016 års ärendeförteckning, vill Justitiekanslern att länsstyrelsen särskilt redogör för läget i detta ärende.

Länsstyrelsen beräknar att kunna anta riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar under 2016. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen fogar dessa riktlinjer till 2016 års ärendeförteckning.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Skåne län

Länsstyrelsen redovisar 129 ärenden äldre än tre år; ett förhållandevis lågt antal. Detta är ägnat att ännu mer imponera om man beaktar att 21 av dessa avslutats i början av år 2016 samt att fortsatt handläggning av nästan alla 19 ärenden om stöd till solceller är beroende av att parten lämnar en redovisning. Antalet öppna naturreservatsärenden (30) är ägnat att inge viss oro för balansutvecklingen, även om endast åtta av dem är äldre än tre år.

Länsstyrelsen bör beakta vad som anförts ovan om beslutsnivåer i ärenden om lokala trafikföreskrifter.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Hallands län

Länsstyrelsens förklaringar till varför de äldre ärendena ännu inte avgjorts är i år mer innehållsrika än tidigare.

Trots en viss ökning i år, ligger antalet ärenden att redovisa och ärenden att förklara på en förhållandevis låg nivå. Antalet ärenden om bildande, ändring m.m. av naturreservat utgör en stor del av det totala antalet ärenden.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Västra Götalands län

Läget för ärendebalanserna vid länsstyrelsen är fortsatt gott. Sex av ärendena om bildande av naturreservat, som nu handlagts i ett decennium eller längre, måste dock uppmärksammas.

Länsstyrelsen tar nu fram en ny rutin som ska säkerställa rätt beslutsnivå i ärenden om föreskrifter. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen när den lämnar in 2016 års ärendeförteckning även redogör för denna rutin.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Värmlands län

Länsstyrelsen har på begäran av Justitiekanslern utvecklat sin förklaring till varför en ansökan år 2011 om att bilda ett vattenskyddsområde fortfarande inte lett till beslut. Förklaringen visar på vissa tillkortakommanden vad gäller registrering och dokumentation genom tjänsteanteckningar men visar också goda skäl till varför ärendet inte kunnat avgöras.

Efter granskningen av 2014 års ärendeförteckning konstaterade Justitiekanslern att 14 av länsstyrelsens ärenden om bildande av naturreservat handlagts i mer än tio år. Justitiekanslern bad då om att i samband med 2015 års ärendeförteckning få en särskild redovisning av hanteringen av de av dessa ärenden som eventuellt fortfarande är öppna vid inlämnandet av 2015 års förteckning. Av årets ärendeförteckning framgår att 18 reservatsärenden handlagts i mer än tio år. Den redovisning av arbetssättet i dessa ärenden, som länsstyrelsen nu givit in till Justitiekanslern, tar upp den principiellt intressanta frågan om värdet av förankring hos markägare m.fl. i förhållande till värdet av inte alltför långa handläggningstider. De förklaringar som lämnas för varje enskilt äldre naturreservatsärende är mycket summariska.

Länsstyrelsen bedömde i samband med att den lämnade förra årets ärendeförteckning att myndighetens då pågående utbildning i det nya diariesystemet Platina skulle komma att medföra att myndigheten i större utsträckning kommer att registrera allmänna handlingar inom sådan tid som föreskrivs i 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Justitiekanslern bad då att länsstyrelsen i samband med årets ärendeförteckning skulle redovisa en uppföljning av denna sin bedömning om snabbare registrering av allmänna handlingar. Den uppföljning länsstyrelsen nu kortfattat redovisar är de tertialuppföljningar som myndighetens ledning gör med enhetscheferna. Dessa uppföljningar avser bland annat handläggningstider och ärendebalanser. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen i samband med att den ger in 2016 års ärendeförteckning redovisar uppföljningen av skyndsamhetskravet för registrering av allmänna handlingar.

Länsstyrelsen bör beakta vad som anförts ovan om beslutsnivåer i ärenden om lokala trafikföreskrifter.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Örebro län

Antalet äldre ärenden om byggnadsminnesförklaringar är förhållandevis lågt, men två av dessa inleddes redan år 2000 respektive 2002. Den utdragna handläggningstiden förklaras av länsstyrelsen med myndighetens policy att inte gå emot berörd fastighetsägare. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen i samband med 2016 års ärendeförteckning mer utförligt redovisar denna policy och särskilt dess konkreta effekter för hanteringen av ärenden där myndigheten och fastighetsägaren inte kommer överens.

Av totalt 98 ärenden att förklara rör 41 ärenden naturreservat. Två av dessa ärenden har handlagt längre tid än tio år. Båda ärendena (dnr 3413-12 och 7287-13) planeras bli avgjorda under år 2016. Om så inte sker vill Justitiekanslern i 2016 års ärendeförteckning ha en särskild redovisning av orsakerna till detta.

Länsstyrelsen har nu reviderat sina riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar.

Länsstyrelsen bör beakta vad som anförts ovan om beslutsnivåer i ärenden om lokala trafikföreskrifter.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Västmanlands län

Länsstyrelsen har på Justitiekanslerns begäran kompletterat sin ärendeförteckning med en fylligare förklaring av ett ärende om prövning av farlig verksamhet. Förklaringens innebörd är att länsstyrelsen av misstag inte lämnat Justitiekanslern fullständig utdrag ur diariet samt att stora resurser åtgick för den stora skogsbranden i länet 2014.

Under några år har länsstyrelsens antal äldre ärenden minskat påtagligt. Under år 2015 har antalet däremot ökat. Länsstyrelsen avser att under år 2016 följa upp ärendeutvecklingen med stöd av ett s.k. LISA-verktyg. Framför allt ska man följa upp att ärenden som i praktiken avgjorts också avslutas i diariet. Årets ärendeförteckning visar enligt Justitiekanslerns mening bl.a. att diarieföringsdisciplinen vid vattenmyndighetens kansli inte är fullgod. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen i samband med 2016 års ärendeförteckning redogör för sina erfarenheter av att arbeta med det s.k. LISA-verktyget.

Länsstyrelsen har nu antagit riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Dalarnas län

Länsstyrelsen har på begäran av Justitiekanslern kompletterat sin ärendeförteckning med vissa registerutdrag samt redogörelse för tillsynen över överförmyndares handläggning av ärenden om god man för ensamkommande barn. Därefter är länsstyrelsens redovisning fullständig. Även i år visar ärendeförteckningen och registerutdragen i vissa fall prov på brister i diarieföring och innehåller i en del fall alltför summariska förklaringar.

Antalet öppna ärenden om att bilda naturreservat är mycket stort; 64 stycken. Länsstyrelsen redovisar ett antal orsaker till detta samt några vidtagna och planerade åtgärder för att reducera antalet. Länsstyrelsen bedömer att många reservatsärenden kommer att avgöras under 2016.

Antalet äldre ärenden om byggnadsminnesförklaringar är också fortsatt stort; 21 ärenden inleddes redan före år 2001. Länsstyrelsen hänvisar i sina förklaringar bl.a. till en kommande strategi för urval av byggnadsminnen med utgångspunkt från länets kulturhistoriska profil. Justitiekanslern vill påpeka vikten av att i arbetet med att ta fram denna strategi även beakta intresset av att antalet öppna äldre ärenden om byggnadsminnesförklaringar minskas radikalt. Det kan knappast vara i kulturmiljövårdens eller länets intresse att myndigheten fortfarande handlägger ett stort antal byggnadsminnesärenden som inleddes under 1980- och 1990-talen.

Länsstyrelsen har antagit särskilda riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Gävleborgs län

Efter flera år av ökat antal äldre ärenden innehåller 2015 års ärendeförteckning en liten förbättring av läget. Länsstyrelsen redovisar ett antal åtgärder för att höja kvaliteten på diarieföringen. Bl.a. ska myndigheten under början av år 2016 ta fram en modell för uppföljning och kvalitetssäkring. Syftet är att rikta in utbildningsinsatserna där de bäst behövs. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen till sin ärendeförteckning för 2016 bifogar en redogörelse för och erfarenhet av att arbeta efter denna modell.

Antalet äldre ärenden om att bilda naturreservat har minskat något (från 45 till 37) men ligger fortfarande på en hög nivå. Länsstyrelsen redovisar – efter begäran av Justitiekanslern vid förra årets granskning – skälen till att inte alla de tio äldsta ärendena kunnat avslutas under år 2015. Redovisningen innehåller en uppräkning av allmänna svårigheter som möter i denna typ av ärenden. Därutöver redogör länsstyrelsen för en satsning på att driva alla reservatsärenden som är möjliga till avslut. Detta kommer enligt länsstyrelsen att leda till att cirka 20 ärenden avslutas under år 2016. Oroande är dock enligt Justitiekanslerns uppfattning att tio av de äldsta ärendena nu har handlagts längre tid än tio år samt att förklaringarna till Justitiekanslern tyder på att endast några enstaka av dessa kan förväntas avgöras under år 2016. Justitiekanslern anser att länsstyrelsen måste fortsätta att ägna stor uppmärksamhet åt balanserna i denna ärendegrupp.

Det är positivt att i år – till skillnad mot i fjol - inte redovisas något ärende inom fiskets område som är avgjort utan att ha avslutats i diariet.

Positivt är också att förhållandevis få ärenden om byggnadsminnesförklaringar (fyra stycken) finns att redovisa.

Länsstyrelsen har nu antagit utökade och heltäckande riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Västernorrlands län

Inom miljöskyddsområdet finns förhållandevis många äldre ärenden. 13 ärenden om utredning om och efterbehandling av förorenade områden synes ha legat vilande under vissa perioder. Vissa av de elva redovisade ärendena om naturreservat har handlagts under mer än tio år. Dock tyder registerutdragen och förklaringarna på att dessa ärenden handlagts aktivt och att flera av dem förefaller vara i slutskedet av handläggningen.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Jämtlands län

Av länsstyrelsens totalt 92 ärenden äldre än tre år, handläggs 74 vid naturvårdsenheten. 13 av dessa avser ärenden om jakt och fiske samt fjällförvaltningen och är resultatet av en medveten nedprioritering till förmån för andra uppgifter. Ärendena har avslutats i början av år 2016. Länsstyrelsen ser över rutiner för att se till att naturvårdsenheten i möjligaste mån avgör ärenden utan fördröjning. 55 av naturvårdsenhetens öppna ärenden avser bildande av naturreservat. 19 av dem inleddes under åren 2006 – 2008. Det finns enligt Justitiekanslern även i fortsättningen anledning för länsstyrelsen att aktivt verka för att minska balanserna i naturvårdsärendena.

Ett beslut av länsstyrelsen om jägarrepresentanter i en älgförvaltningsgrupp inom ett älgförvaltningsområde överklagades i början av 2012 (dnr 218-1180-2012). Ärendet avslutades i februari 2016 med en tjänsteanteckning om att klaganden inte ansågs ha rätt att överklaga. Ärendets behandling tyder på att det finns behov att höja kompetensen inom allmän förvaltningsrätt vid myndigheten. Intrycket av att kunskapsnivån om reglerna som styr förvaltningen behöver höjas, förstärks av att det förekommer ärenden som avgjorts men inte avslutats i diariet. Detta behov av kompetenshöjning konstaterade länsstyrelsen själv vid den inspektion som Justitiekanslern genomförde vid länsstyrelsen under år 2015. Länsstyrelsen redovisade då också vissa åtgärder man börjat vidta för att höja kvaliteten.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Västerbottens län

Strukturen på länsstyrelsens redovisning kan förbättras så att sambandet och överensstämmelsen mellan diarieutdragen och länsstyrelsens förklaringar ökar.

Länsstyrelsen har på begäran av Justitiekanslern kompletterat sin redovisning med en närmare beskrivning av ett ärende om högsta antal renar för samebyarna i länet samt om sambandet mellan detta ärende och ett annat ärende i Högsta förvaltningsdomstolen. Efter denna komplettering finner Justitiekanslern ingen anledning att ha några erinringar mot handläggningen.

Det totala antalet öppna ärenden har ökat drastiskt. Enligt vad Justitiekanslern inhämtat beror detta på att ärenden som tidigare diarieförts i Jordbruksverkets diariesystem från och med 2015 i stället diarieförs i länsstyrelsens eget diarium.

Justitiekanslern påpekade efter granskningen av 2014 års ärendeförteckning det angelägna i att länsstyrelsen i högre grad uppmärksammar frågan om ärendebalanser särskilt beträffande ärenden om naturreservat. 2015 års förteckning visar att balansen för ärenden om naturreservat ligger kvar på en hög nivå. 30 av ärendena om naturreservat inleddes under tiden 1997 – 2008. Justitiekanslern vill att länsstyrelsen när den lämnar in 2016 års ärendeförteckning ger sin syn på läget och planerade eller genomförda åtgärder i detta hänseende.

Justitiekanslerns särskilda noteringar och bedömningar av redovisningen från Länsstyrelsen i Norrbottens län

Länsstyrelsen har på begäran av Justitiekanslern kompletterat sin redovisning med dels förklaring angående diarieföringen av ett interimistiskt beslut och dels en redogörelse för de åtgärder som vidtagits och inneburit nedan beskrivna högst betydande minskning av antalet äldre ärenden.

Länsstyrelsen har sedan förra året minskat antalet ärenden som ska förklaras från 161 till 47. De åtgärder som vidtagits består huvudsakligen av processkartläggningar för nuläge och önskat läge, ökad förståelse hos medarbetarna för varandras verksamheter samt ökad kompetens att arbeta i projektform. Dessa åtgärder är enligt Justitiekanslern intressanta och lovvärda. Sådana insatser kan säkert effektivisera och höja kvaliteten på handläggning och beslut. Att antalet ärenden att förklara minskat så kraftigt beror dock såvitt framgår på att länsstyrelsen valt att diarieföra varje skede i ett ärende om att bilda naturreservat som ett separat ärende. En sådan ordning kan dock ifrågasättas och ger enligt Justitiekanslern inte en rättvisande bild av balansläget och handläggningstiderna. Den kan uppfattas som ett sätt att dölja problemen.

Justitiekanslerns granskning av länsstyrelsernas ärendeförteckningar för år 2015 föranleder utöver vad som nu antecknats inga ytterligare kommentarer eller åtgärder och är därmed avslutad.

Skriv ut