Inspektion vid Länsstyrelsen i Kronobergs län den 22 – 23 mars 2016

Sammanfattande synpunkter

Under två dagar inspekterade Justitiekanslern delar av verksamheten hos Länsstyrelsen i Kronobergs län. Justitiekanslerns övergripande iakttagelse är att läns­styrelsen är en väl fungerande myndighet och att personalen är kompetent och ambitiös.

Inom de delar av verksamheten som inspektionen omfattade fanns väl genomtänkta rutiner för en effektiv ärendehandläggning. Länsstyrelsen i Kronobergs län är en av de mindre i landet. Detta är sannolikt en bidragande orsak till det väl fungerande informella informationsutbyte som verkade finnas mellan myndighetens olika enheter. Detta torde i sin tur vara en bidragande orsak till att det hos myndigheten fanns relativt få gamla ärenden. Några påtagliga generella brister kunde inte konstateras.

Granskningen ger dock Justitiekanslern anledning att göra några påpekanden i fråga om vissa ärendetyper samt beträffande brister i diarieföringen och akthållningen.

Inspektionen

Justitiekanslern inspekterade länsstyrelsen den 22 – 23 mars 2016. Inspek­tionen innefattade möten med olika företrädare för länsstyrelsen samt genomgång av ett större antal akter.

Länsstyrelsen har under hand fått ta del av och möjlighet att ge synpunkter på ett utkast till detta beslut.

Möte med företrädare för länsstyrelsen

Vid ett möte med länsledningen under den första inspektionsdagen deltog chefsjuristen Louise Jeppsson, enhetschefen Maria Nilsson (Juridik och verksamhetsutveckling) och enhetschefen Carin Karlsson (Samhällsutveck­lingsenheten).

Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Före inspektionen hade Justitiekanslern bett om svar på vissa frågor. Under mötet redogjorde länsstyrelsen för verksamheten och besvarade frågorna från Justitiekanslern.

Med anledning av den fråga Justitiekanslern ställt angående hur länsstyrelsen lyckats uppnå ett resultat som innebär att det finns relativt få öppna ärenden (punkten 1 i skrivelsen till länsstyrelsen den 14 mars 2016) angav länsstyrelsen bl.a. följande. Länsstyrelsen har ingen uttalad policy när det gäller handläggningen. Men man har diskuterat frågan ingående med medarbetarna. Ärendebalanserna följs upp noga och enhetscheferna får kommentera det som sticker ut. Alla kan ta del av ärendestatistiken och man är noga med att påpeka vikten av ett gemensamt ansvar för myndighetens ärenden. Länsstyrelsen strävar efter en långtgående delegering, så att ärenden inte handläggs på en högre nivå än vad som krävs. Delegeringen har genomförts på några funktioner med goda resultat. Detta har lett till ökad arbetsglädje och mindre sårbarhet. Då och då har myndigheten ”surdegsveckor” för att avgöra gamla ärenden.

När det gäller samverkan mellan länsstyrelserna (punkten 6 i skrivelsen) anser länsstyrelsen att detta är ett mycket bra sätt att arbeta. Länsstyrelsens nuvarande riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar är resultatet av en sådan samverkan.

Granskningen av ärendeförteckningen

Länsstyrelsens ärendeförteckning för 2015 är mycket välordnad, informativ och överskådlig.

När granskningen av samtliga länsstyrelsers ärendeförteckningar för 2015 är slutförd kommer Justitiekanslern liksom tidigare att redovisa resultatet av denna i en särskild skrivelse som översänds till samtliga länsstyrelser.

Granskningen av akter m.m.

Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. Under inspek­tionen hade Justitiekanslern tillgång till länsstyrelsens diariesystem Platina.

I det följande redovisas granskningen av olika ärendegrupper. De ärenden och ärendegrupper som har granskats och där det inte finns någon anledning till uttalanden eller liknande kommenteras endast översiktligt. 

Byggnadsminnen och naturreservat

Vid genomgången av de 20 äldsta ärendena om bildande och tillsyn av byggnadsminnen kunde iakttas några diarierelaterade misstag, som t.ex. bristande kopplingar mellan nuvarande och tidigare diariesystem. Dessa misstag är dock av blygsam omfattning. Mer iögonenfallande är den nedprioritering av ärenden om byggnadsminnesförklaringar som länsstyrelsen vidtagit och som medfört att handläggningen av vissa ärenden avstannat. Detta är bekymmersamt mot bakgrund av att det på länsstyrelsen pågår ett antal ärenden som – även med beaktande av ärendegruppens komplexitet – redan borde ha avgjorts. Fem av ärendena inleddes under tiden 2008 – 2012. Handläggningen av dessa ärenden bör återupptas med inriktningen att de ska avslutas så snart det är möjligt. 

Även granskningen av de 20 äldsta öppna ärendena om bildande av naturreservat visade några enstaka tillkortakommanden vad gäller diarieföringen. Också inom denna ärendegrupp har emellertid handläggningen under en tid prioriterats ned till förmån för tillståndsärenden. Eftersom de sju äldsta ärendena inleddes för så länge sedan som under åren 2002 – 2012 bör även inriktningen för dessa ärenden vara att se till att de kan avgöras så snart som möjligt. 

Djurskydd

Justitiekanslern granskade akterna i de 30 först avgjorda ärendena år 2016 angående djurskydd. Vidare granskades de tio äldsta öppna ärendena i denna kategori.

Diarie­föringen var genomgående bra och överensstämde med de handlingar som fanns i akterna. De tjänsteanteckningar som hade upprättats i ärendena var, med något enstaka undantag, klara och tydliga. Besluten var välformulerade. Justitiekanslern vill särskilt framhålla att besluten var mycket bra disponerade med informativa rubriker, vilket underlättar för mottagarna att förstå beslutets innebörd. Ordningen i akterna var också mycket god.

I ett ärende angående klagomål på djurhållning hade länsstyrelsen skrivit av ärendet med motiveringen att man utifrån lämnade uppgifter inte kunde agera (dnr 6305-2015). Av anmälan framgick bl.a. på vilken adress den anmälde personen bodde, att han var känd för att slå sin hund och att det hade pågått under flera år. Mot den bakgrunden är det svårt att förstå innebörden av den knapphändiga motiveringen.

Antalet gamla ärenden i denna kategori får anses vara relativt få. De äldsta öppna ärendena var från år 2014. Dessa ärenden avsåg företrädesvis ansökningar om tillståndsplikt för djurhållning enligt 16 § djurskyddslagen (1988:534) där sökandena hade åtagit sig att återkomma med kompletterande uppgifter. I några av ärendena kan det diskuteras om inte länsstyrelsen borde ha vidtagit ytterligare åtgärder för att driva ärendena framåt (t.ex. dnr 780-2014).

Dessa randanmärkningar förtar inte det samlade intrycket att länsstyrelsens handläggning av djurskyddsärenden är snabb, noggrann och rättssäker. Överklaganden av kommunala beslut angående lov enligt plan- och bygglagen

Justitiekanslern granskade de tio äldsta samt de tio senast avgjorda ärendena i denna kategori. Justitiekanslern kunde konstatera att diarieföringen genomgående var bra och att akterna var i god ordning. Besluten var välskrivna och välmotiverade. Vid granskningen av de tio senast avgjorda ärendena kunde även konstateras att handläggningstiderna genomgående var korta.

Överklaganden av länsstyrelsens beslut om stöd till jordbruket enligt EG:s förordningar

Enligt 23 § förvaltningslagen (1986:223) ska en skrivelse med överklagande ges in till den myndighet som har meddelat det överklagade beslutet. När skrivelsen kommit in bör myndigheten först överväga om beslutet ska omprövas enligt 27 § förvaltningslagen. Denna prövning får emellertid inte medföra att ärendets handläggning onödigt fördröjs. Om beslutet inte ändras på det sätt klaganden begär ska myndigheten pröva om skrivelsen med överklagande har kommit in i rätt tid, 24 § förvaltningslagen. Har den kommit in för sent ska överklagandet enligt huvudregeln avvisas. Annars ska den, tillsammans med övriga handlingar i ärendet, överlämnas till överinstansen, 25 § förvaltningslagen. Det allmänna skyndsamhetskravet i 7 § förvaltningslagen gör sig gällande även här. JO har uttalat att som huvudregel gäller att överlämnandet bör ske inom en vecka från det att överklagandet kommit in till beslutsmyndigheten (se bl.a. JO:s beslut den 15 november 2004; dnr 4998-2003).

Åtta överklaganden som kom in till länsstyrelsen under tiden augusti 2015 – februari 2016 hade fortfarande vid inspektionstillfället inte avslutats genom att överlämnas till överinstansen (25 § förvaltningslagen) eller avslutats på annat sätt (avvisning av överklagandet eller ändring av det överklagade beslutet, se 24 och 28 §§ samma lag).

Länsstyrelsen har inte uppfyllt kravet på skyndsamhet beträffande de nämnda ärendena. Detta utgör ett klart avsteg från de ovan angivna och från rättssäkerhetssynpunkt viktiga reglerna om hur ett överklagande ska hanteras av beslutsmyndigheten. Länsstyrelsen bör se över sina rutiner för hantering av överklaganden.

Länsstyrelsen ska i samband med redovisningen till Justitiekanslern av 2016 års ärendeförteckning redogöra för vilka åtgärder som vidtagits och vilken effekt dessa fått för behandlingen av överklaganden av länsstyrelsens beslut. 

Gårdsstöd

Justitiekanslern granskade akterna i de tio senast avgjorda ärendena angående gårdsstöd. Vidare granskades de tio äldsta ärendena i denna kategori.

Den samlade bedömningen av granskningen i denna del är att diarieföringen genomgående var bra samt att besluten var välformulerade och att ordningen i akterna var god.

Justitiekanslern noterar emellertid att länsstyrelsen normalt väntar en till två månader med att överlämna överklaganden av beslut till Jordbruksverket. Samma synpunkter som ovan angetts beträffande hanteringen av överklaganden av beslut angående jordbruksstöd gör sig gällande här. Det bör i detta sammanhang framhållas att länsstyrelsen i regel yttrar sig över överklagandena i samband med att ärendena över­lämnas till Jordbruksverket. Det torde innebära att handläggningstiderna hos Jordbruks­verket inte blir särskilt mycket längre på grund av länsstyrelsens dröjsmål med att överlämna ärendena dit. Även om dröjsmålet därmed i regel inte torde drabba sökanden är det inte acceptabelt att länsstyrelsen dröjt med att lämna över överklaganden till Jordbruksverket på det sätt som skett. Justitiekanslern utgår från att länsstyrelsen ser över sina rutiner för hanteringen av överklaganden.

Länsstyrelsen ska i samband med redovisningen till Justitiekanslern av 2016 års ärendeförteckning redogöra för vilka åtgärder som vidtagits och vilken effekt dessa fått för behandlingen av överklaganden av länsstyrelsens beslut. 

Stöd till boende

Justitiekanslern granskade de 20 äldsta öppna ärendena om stöd till boende.

Handläggningen av dessa ansökningar om stöd drar ut på tiden – utan att länsstyrelsen kan lastas för detta – eftersom länsstyrelsen inte kan fatta beslut förrän det står klart vilka medel som står till buds. Eftersom det ofta kan ta lång tid innan den sökande får ett besked i ärendet skulle möjligen, som en ren serviceåtgärd, information om handläggningsgången kunna lämnas till sökanden i samband med att ansökan kommer in till länsstyrelsen.

Diarieföringen och akthanteringen i dessa ärenden var genomgående bra, dock med något enstaka undantag (se t.ex. dnr 2543-2012 där alla handlingar i akten inte diarieförts och några diarieföringsposter inte motsvarar någon handling i akten).

Allmänt om registrering m.m.

Som framgår av vad Justitiekanslern redovisat om granskningen av vissa ärendetyper finns vissa brister när det gäller registrering och diarieföring. Att registrering och diarieföring sker på korrekt sätt är väsentligt för att offentlighetsprincipen ska kunna upprätthållas men också för att myndigheten ska kunna ha kontroll på sina ärenden. Justitiekanslern erinrar om att återkommande information och utbildningsinsatser när det gäller diarieföring och hanteringen av allmänna handlingar är betydelsefulla.

Avslutande samtal

Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen där även länsrådet Lennart Johansson deltog. Vid mötet redovisades översiktligt de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena.

Inspektionen avslutades den 23 mars 2016 kl. 12.15 med ett tack till länsstyrelsens personal för det vänliga mottagandet och den hjälp som Justitiekanslern fått under inspektionen.

------

I inspektionen deltog byråchefen Britt-Mari Lundberg, f. chefsjuristen Christer Segerström, hovrättsassessorn Thomas Hedstrand, föredraganden Nina Forsgren, notarien Karin Hassel och huvudregistratorn Miika Vilenius. Justitiekanslern Anna Skarhed deltog vid det avslutande mötet.