Kritik mot Domstolsverket för ett dröjsmål med att på begäran lämna ut allmänna handlingar

Justitiekanslerns beslut 

Justitiekanslern riktar kritik mot Domstolsverket för ett dröjsmål med att på begäran lämna ut allmänna handlingar. 

Ärendet

LH gjorde den 29 juni 2007 en anmälan till Justitiekanslern angående Domstolsverkets hantering av en begäran som han den 30 maj 2007 hade gjort om att få ta del av allmänna handlingar. Av anmälan framgick att han hade begärt att få ta del av de handlingar som låg till grund för ett lönebesked avseende honom själv. Det framgick vidare att han den 14 juni 2007 hade skickat en påminnelse till Domstolsverket i vilken han också preciserade sin begäran till att avse de uppgifter om hans person som Domstolsverket hade hämtat in från Svea Hovrätt för att användas vid de fackliga förhandlingar mellan verket och Jusek som ledde fram till det då aktuella löneavtalet. Han begärde också att få ett diariebevis som utvisade att Domstolsverket hade mottagit hans påminnelse. Vid tidpunkten för LH:s anmälan till Justitiekanslern hade hans framställningar ännu inte besvarats. 

Justitiekanslern inhämtade mot bakgrund av uppgifterna i anmälan ett yttrande från Domstolsverket. I yttrandet, som var daterat den 11 juli 2007 och även tillställdes LH i form av ett brevsvar på hans begäran att utfå allmänna handlingar, hävdade handläggande tjänsteman att det material som verket hade hämtat in från Svea hovrätt var att anse som arbetsmaterial i löneförhandlingarna och därför inte kunde lämnas ut. Därefter vidtog en omfattande skriftväxling med yttranden från LH och verket. Av yttrandena framgick bl.a. att LH dagen innan han begärde att få ut ovan nämnda handlingar hade begärt att få ut bilaga 6 till lönenämndens protokoll, som var nämndens förslag till nya löner. Den efterfrågade bilagan skickades till LH dagen efter att begäran kom in till verket. 

LH begärde med anledning av brevsvaret den 11 juli 2007 i en skrivelse till Domstolsverket daterad den 18 juli 2007 att bl.a. få en överklagandehänvisning. Verket fann i beslut den 19 juli 2007 att ställningstagandet den 11 juli 2007 inte var överklagbart, varför frågan om utlämnande av handlingarna hänsköts till myndigheten. Därvid fann verket att handlingarna var att anse som allmänna, men att det kunde antas att Domstolsverkets ställning som förhandlingspart skulle försämras om handlingarna lämnades ut till LH. Därmed avslogs LH:s begäran om att få ta del av allmänna handlingar med stöd av 6 kap. 5 § första stycket sekretesslagen (1980:100). LH begärde omprövning av beslutet, men verket vidhöll i beslut den 31 juli 2007 sitt ställningstagande. 

LH överklagade Domstolsverkets beslut till Kammarrätten i Jönköping, som i dom den 20 september 2007 fann att verkets ställning som förhandlingspart kunde antas försämras om de efterfrågade uppgifterna lämnades ut. För uppgifterna gällde således sekretess enligt 6 kap. 5 § första stycket sekretesslagen. Kammarrätten beaktade emellertid att de uppgifter som LH hade begärt att få ta del av endast avsåg honom själv och att lönerevisionen såvitt gällde hans löneförmåner var avslutade. Därför bedömde kammarrätten att de begärda uppgifterna med stöd av 14 kap. 9 § första stycket sekretesslagen borde kunna lämnas ut till honom med förbehåll, om vilket kammarrätten också förordnade. 

Domstolsverket lämnade den 25 september 2007 ut åtminstone delar av de begärda handlingarna till LH. LH ifrågasatte i ett yttrande till Justitiekanslern den 30 november 2007 om samtliga handlingar hade lämnats ut i enlighet med kammarrättens förordnande. 

Domstolsverket har i sina yttranden till Justitiekanslern anfört bl.a. följande om handläggningen av LH:s framställningar. 

”LH:s skrivelse daterad den 29 maj tolkades av MI som ett utfående av bilaga 6 till nämndens protokoll, vilket var nämndens förslag till nya löner och som Domstolsverket också följde, d.v.s. de handlingar som låg till grund för den nya lönen. Den innehöll kommentarer för varje individ i fråga om vilka fakta som hade framkommit och som hade åberopats av arbetsgivaren eller den enskilde i fråga om kriterierna. Denna bilaga innehöll, vad gäller fakta om individer, det material som Domstolsverket presenterat i lönenämnden. Denna begäran hanterades mycket skyndsamt och redan dagen efter skickades ett svar med den efterfrågade bilagan bifogad. Att notera är att förhandlingarna aldrig ledde till något löneavtal (jfr LH:s formulering) utan endast till arbetsgivarbeslut utifrån lönenämndens rekommendation. 

När det sedan gäller skrivelse nr. 2, daterad den 14 juni, begärde LH ”att få ut de uppgifter om sin person som DV inhämtat från Svea hovrätt för att av DV användas vid de fackliga förhandlingar som lett fram till det aktuella löneavtalet”. De uppgifter som Domstolsverket fått från Svea hovrätt och som användes vid förhandlingarna framgick av bilaga 6. Denna handling hade redan expedierats. Handläggande tjänsteman tolkade därmed detta som att uppgifterna redan var utlämnade och någon vidare åtgärd vidtogs inte. Domstolsverket borde i detta skede ha tagit kontakt med LH för att försäkra sig om att de begärda uppgifterna hade kommit honom till handa. Hade så skett hade det troligen uppmärksammats att vad LH efterfrågade var det av Svea hovrätt lämnade underlaget till Domstolsverket. 

Vid en mer nogsam genomläsning och i belysning av den efterföljande skriftväxlingen framgår att vad LH egentligen syftar på är de uppgifter i den handlingen som Domstolsverket fått från Svea hovrätt inför förhandlingarna. Vad Domstolsverket därefter använt i förhandlingarna och presenterat för vår motpart och därefter i nämnden och som legat till grund för lönerna är vad som framgår av bilaga 6 till lönenämndens protokoll. Det fick också LH del av. Någon diskussion på individnivå ville inte Jusek föra och därmed efterfrågades inte heller ytterligare kommentarer på individnivå i förhandlingarna eller nämnden. 

Att Domstolsverket inte har tolkat LH:s begäran på det sätt som var hans avsikt blev tydligt i samband med LH:s skrivelse den 29 juni. I samband härmed bad Domstolsverket om ursäkt för att inte tillräckligt skyndsamt ha uppmärksammat den utvidgning av önskemålen som LH gjorde i denna skrivelse. 

Efter denna händelse har rutiner kring hantering av skrivelser gåtts igenom med all personal på enheten i syfte att förebygga att något liknande ska hända igen. Vidare har frågan även uppmärksammats på avdelningsnivå och information lämnats till Domstolsverkets ledning i syfte att uppmärksamma frågeställningen och inskärpa vikten av en noggrann hantering i samband med interna utbildningar kring hantering av handlingar och sekretessfrågor. 

[…] 

Den bedömning som Domstolsverket gjorde inför den första förfrågan om utfående av det underlag som vi fått från domstolar ansåg vi då var riktig. Vi bedömde att det var ett arbetsmaterial och därmed inte en allmän handling. Kammarrätten har gjort en annan bedömning, vilket Domstolsverket därefter har rättat sig efter. Den bedömning som Domstolsverket gjorde framstod som riktig vid tidpunkten för bedömningen.” 

Justitiekanslerns bedömning 

Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran "genast eller så snart det är möjligt" på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Bestämmelsens andra stycke innebär att det finns en begränsning i en myndighets skyldighet att göra undersökningar för att finna sådana handlingar som inte har angetts tillräckligt tydligt i begäran om att få ta del av dem. Av 2 kap. 13 § TF framgår vidare att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. Besked i en fråga om utlämnande bör normalt lämnas redan samma dag som en begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. 

LH har den 30 maj 2007 begärt att Domstolsverket ”tillställer mig de handlingar som ligger till grund för” hans lönebesked. Begäran är i och för sig relativt allmänt hållen. Att de efterfrågade handlingarna inte var desamma som de handlingar han dagen innan hade begärt att få ut, och också fick sig tillsända den 30 maj 2007, har emellertid bort stå klart. För det fall Domstolsverket inte har kunnat bedöma vilka handlingar LH närmare bestämt velat få ut, hade verket bort kontakta honom om detta. Om Domstolsverket har menat att handlingarna inte kunde lämnas ut på grund av sekretess, har ett beslut med detta innehåll bort fattas. LH har emellertid inte fått något som helst svar på sin framställan. Två veckor senare, den 14 juni 2007, har LH skickat en påminnelse till Domstolsverket i vilken han också har preciserat sin begäran. Inte heller denna skrivelse har han fått något svar på förrän verket den 11 juli 2007 har svarat på Justitiekanslerns remiss med anledning av LH:s anmälan hit. 

Det måste förutsättas att ett statligt verk har erforderliga rutiner för att även i fall då en begäran att utfå allmänna handlingar uppfattas som i viss mån oklar tillse att TF:s föreskrifter om handlingsoffentlighet kan uppfyllas utan en sådan tidsutdräkt som har följt på LH:s begäran om att få ta del av de aktuella handlingarna. Justitiekanslern har noterat att det inträffade har lett till en översyn av Domstolsverkets rutiner för utlämnande av allmänna handlingar. 

För Domstolsverkets handläggning av LH:s begäran om utfående av allmän handling förtjänar verket kritik. 

Kammarrätten i Jönköping har i dom den 20 september 2007 funnit att de aktuella handlingarna visserligen omfattades av sekretess, men att de kunde utlämnas till LH med förbehåll. Av vad LH har anfört och vad som har framkommit i ärendet framstår det som osäkert om Domstolsverket fullt ut har efterkommit kammarrättens dom. Justitiekanslern har inte begärt något yttrande från Domstolsverket i den delen. För det fall inte samtliga handlingar som omfattas av kammarrättens dom har lämnats ut har Domstolsverket att omedelbart se till att LH får del av alla handlingar. Justitiekanslern emotser ett besked från verket senast den 12 januari 2009 i frågan om LH har fått del av samtliga berörda handlingar. 

Med den kritik som ligger i det anförda avslutas ärendet.