Protokoll fört vid Justitiekanslerns inspektion av Specialpedagogiska institutet

Beslutets huvudsakliga innehåll

Justitiekanslern riktar kritik mot Specialpedagogiska institutet för brister i diarieföringen och den interna kontrollen.

Inspektionen

Justitiekanslern inspekterade den 21 maj 2007 Specialpedagogiska institutet. Inspektionen hade förutskickats i en skrivelse den 11 maj 2007 sedan problem under flera år uppmärksammats vid genomgången av de s.k. ärendeförteckningar som institutet lämnat till Justitiekanslern enligt 30 § verksförordningen. Problemen var hänförliga dels till redovisningen av ärendeförteckningarna, dels till diarieföringen hos institutet.

I skrivelsen framförde Justitiekanslern vissa önskemål inför inspektionen. Det angavs bl.a. att inspektionen främst syftade till att undersöka om handläggningen av ärendena uppfyller de krav som ställs i förvaltningslagen och om den i övrigt är lagenlig och rättssäker. Avsikten var vidare, enligt vad som angavs, att kontrollera att registreringen av ärendena och hanteringen av akterna är sådan att offentlighetsprincipen tillgodoses, liksom att institutets verksamhet kan granskas på avsett sätt av tillsynsorgan som Justitiekanslern och Riksdagens ombudsmän (JO).

Inspektionen inleddes med ett samtal med personalchefen ÖS och arkivarien GJ. Vid samtalet informerades Justitiekanslern om institutets verksamhet. Den senaste årsredovisningen tillhandahölls liksom en arkivbildningsplan och information från institutets hemsida om diarieföring, dokumentation och e-posthantering. Vidare tillhandahölls de akter som hade begärts fram (se bilaga). Vissa allmänna frågor med anknytning till ärendehantering och diarieföring diskuterades.

I samband med inspektionen gick Justitiekanslern igenom ett antal ärenden som hade valts ut från den ärendeförteckning som Specialpedagogiska institutet hade gett in till Justitiekanslern den 28 februari 2007. Bedömningarna och slutsatserna i detta beslut baserar sig i allt väsentligt, förutom på granskningen av ärendeförteckningen, på den ärendegenomgången.

Observationer vid ärendegenomgången

Justitiekanslern granskade 25 ärenden. I nästan alla dessa ärenden kunde Justitiekanslern konstatera brister i diarieföringen. Bristerna var huvudsakligen dessa.

1. Ett flertal ärenden stod öppna i diariet och har därför upptagits i redovisningen till Justitiekanslern, ibland i flera år, fastän de av allt att döma har varit avslutade i praktiken (bl.a. 2004/1827, 2004/3894, 2005/2956, 2005/3137, 2005/4188, 2006/0557, 2006/0957, 2006/0958 och 2006/3511).

2. Några av de ärenden som nu var avslutade hade avslutats i diariet långt efter att den sista åtgärden i ärendet vidtogs och ärendet rimligen hade avslutats i praktiken (bl.a. 2005/1785 och 2005/3628).

3. I några av de öppna ärendena hade inga vidtagna åtgärder antecknats trots att ärendena inkom under åren 2003-2005. Ärendena kunde dock antas vara avslutade (2004/1107, 2004/2096 och 2005/3113).

4. Ärenden har registrerats alltför sent i diariet. Flera ärenden hade registrerats mer än ett halvår efter det att de hade initierades vid myndigheten (2004/1827, 2004/2096, 2006/3511 och 2006/4218).

5. Ett ärende var enligt diariet avslutat ett halvår innan det hade registrerats. Av de upplysningar som Justitiekanslern har erhållit framgår det dock att det var fråga om en felskrivning och att ärendet diariefördes som avslutat först efter det att Justitiekanslern hade begärt att få ta del av akten i ärendet. Dessförinnan hade ärendet stått öppet i diariet i ca två år efter det att det i praktiken avslutades (2004/3451).

6. I ett ärende hade den enda åtgärd som vidtagits antecknats per ett datum som låg nästan ett år innan ärendet inkom och diariefördes. Också detta torde bero på en felskrivning (2006/0557).

Sammanfattningsvis kunde sålunda konstateras att diarieföringen på sina håll innefattar betydande brister, särskilt vad gäller rutinerna för att avsluta ärendena i diariet och för att registrera nya ärenden.

Det kunde också konstateras att diarieföringen och registreringen i det parallella systemet Columbus tycks hanteras mycket olika på de olika regionkontoren. På de olika kontoren tycks bedömningen av vilka uppgifter som skall föras in i respektive system vidare vara i viss mån inkonsekvent.

Justitiekanslerns bedömning

Bakgrunden till inspektionen var att Justitiekanslern i samband med den årliga granskningen av Specialpedagogiska institutets ärendeförteckningar under senare år hade gjort iakttagelser som har indikerat att diarieföringen inte var tillfredsställande. Inspektionen har bekräftat att det förekommer brister i diarieföringen. Dessa gäller främst underlåtenhet att se till att ärenden avslutas i diariet och att registrera ärenden när de initieras hos myndigheten. Justitiekanslern har vidare iakttagit brister i form av underlåtenhet att ange senast vidtagna åtgärd samt en bristande konsekvens i fråga om vilka uppgifter som registreras.

En väl fungerande diarieföring är en förutsättning för en fungerande intern kontroll av verksamheten. Genom att fortlöpande kontrollera vilka ärenden som är öppna i diariet kan såväl ledningen som den enskilde handläggaren uppmärksamma om något ärende inte har avslutats fastän så borde ha skett. Någon sådan intern kontroll tycks inte ha förekommit hos Specialpedagogiska institutet. Detta kan leda till att ärenden av förbiseende inte handläggs under mycket lång tid. Ytterst är det en ledningsfråga att säkerställa att det finns rutiner för att uppmärksamma sådana brister.

Härtill kommer att en bristfällig diarieföring kan innebära att offentlighetsprincipen motverkas eftersom allmänheten inte får kännedom om vilka ärenden som har inletts och huruvida ärendena har avslutats eller inte.

Mot bakgrund av vad som nu har sagts måste kritik riktas mot Specialpedagogiska institutet för brister i diarieföring och internkontroll.

------

I inspektionen deltog justitiekanslern GL (en del av dagen), byråchefen DK, hovrättsassessorn KBS, registratorn BM och assistenten MJ.