Protokoll fört vid Justitiekanslerns inspektion av Överklagandenämnden för studiestöd

1 Allmänt

Den 21 och 22 maj 2007 inspekterade Justitiekanslern Överklagandenämnden för studiestöd. Inspektionen började vid 13.30-tiden den 21 maj och avslutades vid 15.00-tiden den 22 maj. Från Justitiekanslerns sida närvarade byråchefen DK, hovrättsassessorn KBS, registratorn BM och assistenten MJ. Därtill var justitiekanslern GL närvarande under eftermiddagen den 22 maj.

2 Samtal med ställföreträdande direktören

Inspektionen inleddes med ett samtal med ställföreträdande direktören AE som bl.a. berättade om Överklagandenämnden och dess verksamhet. Från samtalet antecknas följande.

Överklagandenämnden för studiestöd inrättades under år 2001. I början prövades samtliga överklaganden av nämnden. Flertalet ärenden – ca 95 % – avgörs emellertid numera av direktören med stöd av nämndens delegationsordning. Tillämpningen av delegationsordningen innebär att nämnden prövar ärenden av principiell betydelse eller som avser tillämpning av ny lagstiftning. Ärenden som har en EG-rättslig anknytning avgörs ofta av nämnden. En fråga som har prövats av nämnden tidigare omfattas nästan alltid av delegationsordningen.

Nämnden sammanträder elva gånger per år. Mötena hålls, främst av kostnadsskäl, växelvis i Härnösand och Stockholm. Just dagen för detta samtal ett möte i Stockholm. Vid mötena deltar alltid direktören. Ärendena i nämnden förbereds av kansliet och föredras inför nämnden. Av effektivitetsskäl brukar nämnden regelmässigt uppdra åt direktören att underteckna nämndens beslut.

På kansliorten tjänstgör 15 personer. Av föredragandena är 4-5 jurister medan övriga är bl.a. beteendevetare och statsvetare. Ärendena bereds på fyra enheter där varje enhet har en specialiserad inriktning. Vid beredningen av ärendena krävs i regel inte att något yttrande hämtas in. Emellanåt inhämtas yttranden från i huvudsak CSN men också från bl.a. Migrationsverket och Skolverket. Remisser i mer principiella frågor ställs till CSN:s rättsenhet, men det händer också att upplysningar inhämtas under hand från vederbörande handläggare.

Klagofrekvensen beträffande CNS:s beslut ligger på ungefär tio procent. Överklagandenämndens ändringsfrekvens har gått ned på senare år och ligger nu på ungefär sex procent. Till bilden hör emellertid att CSN med stöd av bestämmelsen i 27 § förvaltningslagen i regel omprövar sina beslut med anledning av ett överklagande. I samband därmed ändrar CSN själv cirka 40 procent av de överklagade avgörandena. Oftast är det fråga om att nya uppgifter har tillförts ärendet, sällan på grund av att beslutet har varit behäftat med något materiellt fel.

Även Överklagandenämnden omprövar ibland sina beslut med stöd av 27 § förvaltningslagen. Omprövning sker när nya sakuppgifter har kommit fram i ärendena.

3 Iakttagelser vid inspektionen m.m.

Granskningsmaterialet

Efter det inledande samtalet med AE övergick Justitiekanslern till en granskning av nämndens ärenden. Ett par hundra ärenden från åren 2005 och 2006 granskades. Vidare genomgicks myndighetens diarium. Justitiekanslern tog vidare del av nämndens delegationsbeslut den 19 december 2005. Inför inspektionen tog inspektionsgruppen del av Överklagandenämndens årsredovisning för 2006 liksom myndighetens webbsida (www.oks.se). På plats fick Justitiekanslern även del av regleringsbrevet för budgetåret 2007.

Inspektionsgruppen samtalade under eftermiddagen den 22 maj även med direktören MT samt några handläggare.

Iakttagelser

Vid genomgången av myndighetens diarium kunde konstateras att de två äldsta ännu öppna ärendena avsåg överklaganden som hade kommit in till myndigheten i januari 2007. Åldersstrukturen var således synnerligen god.

Myndighetens beslut är till övervägande del standardiserade och bygger på beslutsmallar vilka finns tillgängliga i diariesystemet. Besluten är pedagogiskt utformade och lättlästa med väl motiverade bedömningar. Det torde i regel vara lätt för klagandena att ta till sig beslutens innehåll. På det sätt som besluten har utformats framstår det som klart att förvaltningslagens krav på motivering av beslut har uppfyllts.

Myndighetens rättspraxis finns tillgänglig på dess webbsida. Sidan är så anordnad att regleringsbrevets krav på att den praxis som har utvecklats genom myndighetens beslut skall vara tydlig och lättillgänglig måste anses vara uppfyllt.

Enligt Överklagandenämndens delegationsbeslut den 19 december 2005 får direktören avgöra bl.a. överklaganden i sak, när avgörandet framstår som klart mot bakgrund av författningstexternas utformning eller nämndens tidigare beslut i liknande ärenden. Vid granskningen framkom inget som talade för att delegationsbeslutet inte efterföljdes.

Överklagandenämndens beslut kan inte överklagas. En ventil mot att oriktiga beslut står fast är att nämnden och direktören när så erfordras omprövar sina tidigare beslut med stöd av 27 § förvaltningslagen. Inspektionsgruppen har inte funnit något att invända mot myndighetens tillämpning av omprövningsregeln.

Vid kontroll av innehållet i akterna mot myndighetens diarium har det framkommit att diarieföringen har skötts korrekt och att registreringen av handlingar har gjorts utan dröjsmål.

Ordningen i akterna är mycket god. I några fall har dubbletter av handlingar återfunnits i akterna. Några akter var osorterade. I en akt saknades beslutet, men det återfanns efter kort tid på en annan plats.

4 Avslutande samtal

Vid det avslutande samtalet med direktören och övrig personal redogjorde inspektionsgruppen för sina iakttagelser enligt avsnitt 3.

Inspektionsgruppens sammanfattande slutsatser var att Överklagandenämndens verksamhet präglades av effektiv och rättssäker handläggning. Några generella brister och problem hade inte noterats vid inspektionen. Justitiekanslern betonade att ålderstrukturen på ärendena var mycket god. Samtalet avslutades med att Justitiekanslern tackade för ett mycket gott och vänligt bemötande från personalen under inspektionen.