Inspektion av Länsstyrelsen i Västernorrlands län

Sammanfattande synpunkter

Länsstyrelsen i Västernorrlands län har inspekterats under två dagar. Trots att bara en begränsad del av verksamheten har kunnat granskas gör Justitiekanslern bedömningen att ärendehandläggningen hos länsstyrelsen generellt håller en hög nivå. Länsstyrelsen har relativt få gamla ärenden vilket tyder på en genomtänkt policy. Några påtagliga allmänna brister kunde inte konstateras.

Granskningen ger Justitiekanslern anledning att kritisera länsstyrelsen beträffande vissa brister när det gäller diarieföring m.m. samt genomförandet av inspektioner av överförmyndare.

I övrigt gör Justitiekanslern vissa uttalanden angående handläggningen.

Inspektionen

Justitiekanslern inspekterade länsstyrelsen den 21 – 22 maj 2007. Inspektionen innefattade några möten med företrädare för länsstyrelsen samt en genomgång av vissa akter.

Länsstyrelsen har under hand fått ta del av ett utkast till detta beslut. Härefter har länsstyrelsen kommit in med synpunkter.

Möte med företrädare för länsstyrelsen

Inspektionen inleddes med ett möte där följande personer från länsstyrelsen deltog:

Landshövdingen GL,

länsrådet SA och

rättschefen LN.

Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Justitiekanslern angav bl.a. att länsstyrelsens ärendeförteckning hade granskats inför besöket.

Länsstyrelsen hade före besöket tillställts ett antal frågor. Under mötet berättade företrädarna för länsstyrelsen om organisationen och allmänt om verksamheten. Länsstyrelsen lämnade också svar på de frågor som Justitiekanslern hade ställt och nämnde därvid bl.a. följande.

Anledningen till att antalet ärenden på kultur- och naturavdelningen har ökat jämfört med tidigare år är att det har införts nya stödregler och nya stödsystem. Ärendena avslutas inte förrän bidraget till den enskilde har betalats ut. På välfärdsavdelningen har antalet ärenden ökat till följd av en ändring i socialtjänstlagen som trädde i kraft den 1 juli 2006. Socialnämnderna skall numera kvartalsvis rapportera alla gynnande beslut som inte har verkställts inom tre månader.

För att nedbringa antalet gamla ärenden inom ett visst område försöker länsstyrelsen omdisponera tillgänglig personal. Extra personal har anställts för att komma till rätta med ärendebalanserna.

Länsstyrelsen har en verksamhetsplan som följs upp av ledningen var fjärde månad. Ett dokument upprättas angående denna uppföljning. Personalen har tillgång till dokumentet via ett intranät. När det gäller gamla ärenden diskuteras fortlöpande vilken policy som skall tillämpas. Handläggarna har en dialog med respektive enhetschef.

Ett problem är att många enskilda skriver e-postmeddelanden direkt till respektive handläggare. För att klargöra för handläggarna hur hanteringen av e-post skall gå till har länsstyrelsen upprättat en promemoria. Nyanställd personal utbildas i frågor som bl.a. gäller allmänna handlingar. Till grund för utbildningen ligger den förvaltningshandbok som Länsstyrelsen i Västra Götaland har tagit fram.

För att ta reda på enskildas uppfattning om länsstyrelsens handläggning har en kundundersökning bland allmänheten, diariekunder och andra intressenter gjorts. Den visade bl.a. att 66 % instämde helt med påståendet att de på det hela taget var nöjda med handläggningen. På motsvarande sätt instämde 55 % med att de var nöjda med handläggningstiden, 58 % med att de var nöjda med handläggaren och 81 % med att det bemötande de fick var bra.

Granskningen av akter m.m.

Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram, sebilaga 1. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. Under inspektionen hade Justitiekanslern tillgång till länsstyrelsens diarium.

Som nämndes inledningsvis var den allmänna bedömningen att ärendehandläggningen fungerar väl. I den mån särskilda iakttagelser gjordes under inspektionen redovisas dessa under särskilda rubriker. De ärenden och ärendegrupper som har granskats och där det inte finns någon anledning till uttalanden eller liknande kommenteras inte. Under rubrikerna Diarieföringsfrågor, ordningen i akter m.m. och Bristande handläggningsåtgärder i vissa ärenden kommenteras vissa frågor som rör flera ärendegrupper. Frågor som mer specifikt rör en viss ärendegrupp kommenteras dock särskilt.

Diarieföringsfrågor, ordningen i akter m.m.

I Justitiekanslerns skrivelse till länsstyrelsen den 9 november 2006 ombads länsstyrelsen att i samband med 2007 års ärendeförteckning lämna besked i frågan om ett överklagningsärende enligt plan- och bygglagen hade återfunnits och avslutats. Någon sådan redogörelse lämnades ändå inte i anslutning till årets ärendeförteckning. Justitiekanslern tog del av akten i ärendet (dnr 403-10641-02). Akterna i två likartade ärenden – som vi bad att få ta del av – kunde inte återfinnas. Av akten i ärende 403-10641-02 framgick att länsstyrelsen saknar handlingar i ärendet. Länsstyrelsen har efter en odaterad tjänsteanteckning avskrivit ärendet från vidare handläggning. Av tjänsteanteckningen framgår att Härnösands kommun i vissa avseenden skulle komplettera ärendet. Någon komplettering har emellertid inte kommit in.

Länsstyrelsen har under hand angett följande.

”Ärendet 403-10641-02 avskrevs sedan det från kommunen inhämtats att på den aktuella fastigheten hade inte lämnats något bygglov och heller inte överklagats något. Kommunens kontroll skedde i kommunens diarium och bygglovarkiv. Skriftlig bekräftelse på detta har inkommit från kommunen.”

Ärendet 701-5404-2004 (jfr 701-13751-2004) gäller en anmälan från Kramfors kommun. Länsstyrelsen fick den 24 mars 2004 per telefon vissa uppgifter från socialnämnden i Kramfors kommun som föranledde länsstyrelsen att ingripa. Kort därefter inkom skriftligen ytterligare uppgifter – enligt en tjänsteanteckning den 28 mars 2004. Länsstyrelsen underlät att omedelbart diarieföra de lämnade uppgifterna. Först den 3 maj 2004 öppnades ett ärende angående tillsyn (dnr 701-5404-2004). I akten finns en odaterad tjänsteanteckning gällande kommunens anmälan. Genom tjänsteanteckningen synes länsstyrelsen ha avslutat ärendet. I diariet avslutades ärendet den 25 januari 2005, då även ärende 701-13751-2004 avslutades.

I ärendet 701-11543-2005 är en tjänsteanteckning inte diarieförd. En dom som enligt diariet hör till ärendet saknas i akten.

I flera av körkortsärendena kunde konstateras vissa brister vad gällde diarieföring. Exempel på sådana ärenden är följande. I ärendena med dnr 253-20-06, 253-172-2006 och 253-361-2006, som gällde körkortsingripanden, fanns handläggningspromemorior i samtliga akter. Av handläggningspromemoriorna framgick att körkorten var makulerade. Varken handläggningspromemoriorna eller uppgiften att körkorten var makulerade var dock diarieförda. I flera ärenden (dnr 253-20-2006, 253-353-2006, 253-354-2006 och 253-356-2006, 253-361-06 och 253-396-06) fanns otydliga diarieföringar vad avser åtgärdstexten vid åtgärdstypen beslut. Av åtgärdstexten framgick endast t.ex. ”p.4.”.

I ett stort antal ärenden hade inkommande svarsskrivelser på förelägganden o.d. inte diarieförts som en egen post i diariet. I stället hade det datum som svaret kom in antecknats på samma åtgärdsrad som den utgående handlingen.

Länsstyrelsen har under hand kommenterat rutinerna för diarieföring och därvid angett följande.

”Allmänt om rutiner för diarieföring kan sägas att Justitiekanslern i några fall konstaterat brister, såtillvida att diarieföring inte skett tillräckligt skyndsamt, bland annat rörande tjänsteanteckningar. Länsstyrelsen kommer att se över dessa rutiner. Länsstyrelsen har i dagarna fattat beslut om att införa ett centraliserat diarium. I samband med detta arbete kommer länsstyrelsen att uppmärksamma frågor kring diarieföring och sannolikt kan enhetliga och bättre rutiner införas för vår verksamhet. Som konstateras i rapporten kommer införskaffandet av den uppdaterade versionen av Diabas att leda till att de olägenheter det medför att flera åtgärder i diariet registreras på samma åtgärdsrad [inte längre föreligger].”

Överväganden

I 15 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen (1980:100) finns grundläggande bestämmelser om myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar samt om vad ett register skall innehålla. Bestämmelsernas syfte är bl.a. att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att offentlighetsprincipen skall fungera på det sätt som är avsett i tryckfrihetsförordningen har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i vart fall ordnade så att det går att konstatera vilka handlingar som finns.

Enligt huvudregeln i 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen skall en allmän handling som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller får dock registrering underlåtas, om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således bara handlingar för vilka sekretess gäller. Denna bestämmelse ger en myndighet en betydande frihet att ordna registreringen efter vad som är lämpligast.

Bestämmelsen i 15 kap. 1 § sekretesslagen innehåller inte någon bestämd tidsgräns. Det ligger emellertid i sakens natur att registrering skall ske så snart det är praktiskt möjligt. Genom registreringen ges allmänheten möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som förekommer hos en myndighet. Frånvaron av registrering eller ett alltför långt dröjsmål med att registrera allmänna handlingar inskränker allmänhetens möjligheter till insyn i myndighetens verksamhet. Det är också väsentligt att anteckningarna i diariet görs på ett sätt som gör det lätt att förstå vad exempelvis en viss handling avser.

Enligt 15 § förvaltningslagen (1986:223) skall uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Muntliga uppgifter kan dokumenteras i en tjänsteanteckning. Sådana anteckningar skall vara daterade och signerade och bör skrivas i syfte att bevaras. Underlåtenhet att datera sådana anteckningar gör det svårt att på ett genomlysande och lättfattligt sätt följa och förstå länsstyrelsens handläggning av ett ärende.

Vad gäller länsstyrelsens förfaringssätt att diarieföra inkommande svar på förelägganden o.d. på samma åtgärdsrad som den utgående handlingen skall följande sägas. Justitiekanslern har vid tidigare inspektioner kunnat konstatera att detta sätt att diarieföra är allmänt förekommande. I ett inspektionsbeslutet den 19 juni 2002 (Länsstyrelsen i Örebro län) angav Justitiekanslern att detta sätt att diarieföra inkommande handlingar knappast torde uppfylla kraven i 15 kap. 2 § sekretesslagen på vad som skall framgå av ett register, nämligen datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, uppgift om vem som har ingett handlingen eller till vem den har expedierats samt en kortfattad uppgift om vad handlingen rör. Justitiekanslern uttalade att det i vart fall måste anses som olämpligt att diarieföra handlingar på detta sätt, då diariet därigenom blir svårläst och otydligt.

Länsstyrelsen upplyste om att en ny version av diarieföringssystemet Diabas kommer att tas i bruk. I det nya systemet kommer varje åtgärd att diarieföras på en egen rad. Justitiekanslern har beträffande det hittills använda diarieföringssättet samma inställning som tidigare. Några ytterligare uttalanden i denna fråga är inte erforderliga, särskilt eftersom det nu tillämpade systemet inom en snar framtid kommer att ändras.

Det är självklart inte acceptabelt att handlingar i ett ärende saknas.

Enligt Justitiekanslerns mening har länsstyrelsen avskrivit ärendet med dnr 403-10641-02 utan att i tillräcklig omfattning ha sökt rekonstruera det. Eftersom liknande förhållanden synes föreligga beträffande andra ärenden om överklagande av byggnadsnämnds beslut (jfr länsstyrelsens ärendeförteckning år 2006) bör länsstyrelsen se över handläggningen av ärenden av detta slag och försäkra sig om att handläggningsrutinerna är sådana att misstag av den art som har förekommit i dessa ärenden inte upprepas.

För de brister beträffande diarieföringen m.m. som nu har redovisats kan länsstyrelsen inte undgå viss kritik. Justitiekanslern vill betona att dessa brister påträffades i flera olika ärendetyper och att de inte var hänförliga till någon eller några enskilda handläggare. Men Justitiekanslern noterar med tillfredsställelse att länsstyrelsen – enligt de uppgifter som har lämnats underhand – kommer att se över sina diarieföringsrutiner.

Bristande handläggningsåtgärder i vissa ärenden

Ärendet 303-5783-03 avser beviljande av projektbidrag för den allmänna regionalpolitiska åtgärden Kunskapsbas Norrland. I en skrivelse den 30 november 2005 hade sökanden, Norrlandsförbundet, åtagit sig att under april 2006 komma in med slutredovisning. Någon sådan hade dock inte kommit in vid tidpunkten för inspektionen.

Justitiekanslern granskade fem ärenden (511-3184-2002, 511-3187-2002, 511-4843-2002, 511-4844-2002, 511-6614-2002) angående naturreservat som hade inletts under åren 1998 – 2002. I samtliga ärenden hade länsstyrelsen lämnat skriftliga förklaringar till varför ärendena ännu inte har avgjorts.

Överväganden

Varje ärende där någon enskild är part skall enligt 7 § förvaltningslagen handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. När ett ärende har anhängiggjorts hos en myndighet ankommer det på denna att driva fram ärendet till ett avgörande.

Med hänsyn till att sökanden i ärendet 303-5783-03 hade åtagit sig att ge in en slutredovisning i ärendet för mer än ett år sedan – och då det är viktigt att redovisningen av skattefinansierade projekt sköts på ett oklanderligt sätt – borde länsstyrelsen tidigare ha påmint sökanden om slutredovisningen.

Länsstyrelsen har förklarat de långa handläggningstiderna i ärendena angående naturreservat med främst brist på resurser och att ärendena till sin karaktär är sådana att handläggningen ofta drar ut på tiden. Justitiekanslern har förståelse för detta, men vill understryka att den uppgivna resursbristen inte befriar myndigheten från ansvaret för att ärendena slutförs. Justitiekanslern förutsätter att länsstyrelsen vidtar åtgärder i syfte att avsluta ärendena inom rimlig tid.

Överförmyndarärenden

Protokoll från inspektioner av överförmyndare och överförmyndarnämnder från den 1 januari 2005 och framåt granskades. I länet ingår sju kommuner. Justitiekanslern kunde konstatera att länsstyrelsen hade besökt tre överförmyndare och överförmyndarnämnder (Sollefteå, Örnsköldsvik och Härnösand) under år 2005. Vidare hade en extra inspektion gjorts i Timrå och Sundsvall under 2005 med anledning av ett i medierna uppmärksammat ärende. Med anledning av en utredning som Riksrevisionen gjorde – mer om den nedan – avgav länsstyrelsen ett enkätsvar om länsstyrelsens tillsyn av de kommunala överförmyndarna. I enkätsvaret uppgavs bl.a. att länsstyrelsen under år 2004 hade inspekterat överförmyndarna respektive överförmyndarnämnderna i Kramfors, Sollefteå, Sundsvall, Timrå och Ånge.

Vid ett samtal under hand med den nuvarande handläggaren av överförmyndarärenden KE framkom bl.a. följande. Det har varit stor omsättning på personal som sysslat med denna ärendetyp. Det har inte med tillgänglig personal funnits utrymme för att göra några inspektioner under senare tid. Nu har nyligen ytterligare en person börjat sätta sig in i handläggningen. Tanken är att inspektioner skall göras under hösten. Någon plan för inspektionsbesöken har ännu inte upprättats.

Tillsynsärenden inkomna under den nämnda perioden granskades också. Det kunde konstateras att anmälningar från enskilda snabbt hade lett till åtgärder från länsstyrelsen. I de flesta fallen hade yttranden hämtats in med anledning av anmälningarna. Besluten som hade fattats i ärendena var välmotiverade och lättförståeliga. I ett flertal ärenden hade klagomålen lett till olika grader av kritik.

Länsstyrelsen har under hand lämnat synpunkter enligt följande.

”Vad gäller överförmyndartillsynen har Justitiekanslern konstaterat att vissa överförmyndare inte inspekterats genom inspektionsbesök sedan 2004. Länsstyrelsen är visserligen av uppfattningen att kontrollen av överförmyndarna varit tillfyllest, såtillvida att länsstyrelsen utgått från sin kunskap om förhållandena vid de olika överförmyndarna och riktat tillsynsinsatserna mot de överförmyndare där vi bedömt tillsynsåtgärderna göra mest nytta. Samtidigt har personalsituationen vid funktionen varit ansträngd under de senaste åren. Olika tjänstemän som arbetat med frågorna har avslutat sina anställningar hos oss och det har varit svårt att bygga upp kompetens och kontinuitet i arbetet. Länsstyrelsen har dock nu rekryterat personal och tillsynen kommer att prioriteras framdeles.”

Överväganden

Justitiekanslerns intryck är att enskildas anmälningar som rör överförmyndarfrågor handläggs på ett mycket bra sätt.

När det gäller inspektioner av överförmyndare har Riksrevisionen i en rapport (Länsstyrelsernas tillsyn av överförmyndare; RIR 2006:5) konstaterat brister i tillsynen hos flera länsstyrelser. En av de åtgärder som Riksrevisionen föreslår är att regeringen återinför ett tydligt krav på årliga inspektioner i förmynderskapsförordningen. Riksrevisionen uppmärksammade att Länsstyrelsen i Gävleborgs län hade delegerat tillsynsansvaret angående Nordanstigs kommun till Länsstyrelsen i Västernorrlands län. I rapporten anges att Länsstyrelsen i Västernorrlands län inte var införstådd med någon överenskommelse om att ta över ansvaret samt att det inte fanns något formellt beslut om en sådan delegation (rapporten s. 38). Justitiekanslern kunde konstatera att Länsstyrelsen i Gävleborgs län under 2006 (dnr 203-70-06) hade förordnat två handläggare vid Länsstyrelsen i Västernorrlands län att inspektera Överförmyndarnämnden i Nordanstigs kommun. Någon inspektion har dock ännu inte gjorts.

I Västernorrlands län ingår ett relativt litet antal kommuner. Trots detta har vissa överförmyndare inte inspekterats sedan 2004. Ingen inspektion har genomförts sedan november 2005. Skälet härtill synes vara brist på personella resurser.

Justitiekanslern har i och för sig förståelse för den besvärliga personalsituationen. Men överförmyndartillsynen är en ur rättssäkerhetssynpunkt mycket angelägen arbetsuppgift och bör prioriteras. Länsstyrelsen kan inte undgå kritik för bristen i detta hänseende. Jag utgår från att inspektionsverksamheten prioriteras med början under hösten i år.

Fordringar enligt lönegarantilagen

Uppgifter om länsstyrelsens handläggning av statens fordringar enligt lönegarantilagen inhämtades genom intervjuer med två berörda tjänstemän.

Överväganden

Av granskningen framgick att länsstyrelsen saknar en strukturerad, långsiktig rutin för att i dessa ärenden bevaka statens rätt. Ärendena avskrivs tidigt och den enda åtgärd som vidtas för bevakning av statens fordran är att kronofogdemyndigheten får del av tingsrättens beslut om konkursen.

Genom länsstyrelsens bristfälliga bevakningsrutiner finns stor risk att staten går miste om betydande belopp. Länsstyrelsen bör därför se över sina rutiner för bevakning av statens fordringar i lönegarantiärenden.

Länsstyrelsen har under hand angett följande.

”Fordringshanteringen enligt lönegarantilagen, främst rörande enskilda näringsidkare, är en komplex ärendegrupp. En enskild näringsidkares skulder avskrivs inte genom konkursen utan länsstyrelsen har att även framdeles att bevaka statens fordran till följd av lönegarantiutbetalningar. I rapporten framhålls att det finns ”stor” risk att staten förlorar ”betydande” belopp till följd av länsstyrelsens bevakningsrutiner. Erfarenhetsmässigt är det relativt sällsynt att gäldenärens ekonomi genomgår någon påtaglig förbättring och kostnaderna för bevakningen och misslyckade utmätningsförsök bör också beaktas i sammanhanget. Den ekonomiska risken i sammanhanget bör därför inte överdrivas. Vid besöket tipsade Justitiekanslern om ett förfarande där en länsstyrelse gett ett inkassobolag i uppdrag att mot provisionsbaserad ersättning bevaka statens lönegarantifordringar. Länsstyrelsen finner idén intressant och skulle värdesätta om Justitiekanslern kunde utveckla denna rekommendation något i den slutgiltiga rapporten.”

Som f. länsrådet UH nämnde vid inspektionen tillämpas vid Länsstyrelsen i Uppsala län en särskild ordning för bevakning av statens fordringar. Om liknande rutiner – eller andra – finns vid någon annan länsstyrelse känner Justitiekanslern inte till. En informell kontakt med andra länsstyrelser i frågan kan kanske bidra till nya infallsvinklar.

Ärenden enligt socialtjänstlagen

Justitiekanslern granskade länsstyrelsens tillsyn av enskild verksamhet, tillståndsgivning enligt 7 kap. 1 § socialtjänstlagen och länsstyrelsens rutiner för hantering av särskilda avgifter enligt 16 kap. 6 a § socialtjänstlagen.

Uppgifter om länsstyrelsens handläggning av ärenden om särskilda avgifter inhämtades genom samtal med två ansvariga tjänstemän på välfärdsavdelningen. Vid samtalet angavs bl.a. följande. Ärendegruppen är relativt ny och länsstyrelsen har ännu inte ansökt om prövning av särskild avgift i något enskilt fall. Förberedelser för två ansökningar pågår.

Överväganden

Justitiekanslern konstaterar att länsstyrelsen aktivt följer läget i kommunerna och att länsstyrelsen synes ha väl utarbetade rutiner för handläggningen av ärenden om särskilda avgifter.

Efter granskning av ett antal akter angående verksamhetstillsyn finner Justitiekanslern att ärenden som rubriceras som ”Generell tillsyn IFO” i huvudsak handläggs snabbt och väl. För att underlätta uppföljning av länsstyrelsens tillsyn av enskilda objekt bör dock länsstyrelsen i högre utsträckning än vad som synes ske utnyttja sig av sambandsnoteringar i diariet.

Tillsyn över bevakningsföretag

Justitiekanslern noterar att länsstyrelsen uppfyller sin skyldighet att göra inspektioner av bevakningsföretagen minst en gång vartannat år, jfr 10 § lagen (1974:191) om bevakningsföretag.

Granskningen gav inte anledning till någon annan anmärkning. Länsstyrelsen synes sköta denna verksamhet på ett i alla avseenden bra sätt.

Ärenden rörande djurskydd

I ett ärende (dnr 282-1421-07) angående förprövning enligt djurskyddsförordningen hade länsstyrelsen, uppenbarligen av förbiseende, inte uttryckligen angett i beslutet att ansökan godkändes. Av beslutsinnehållet i övrigt framgick dock att ansökan hade godkänts.

Vidare noterar Justitiekanslern att den förtryckta fakturablankett som länsstyrelsen använder sig av vid fakturering i ärenden rörande förprövning av djurstall innehåller ett stavfel (”djustall”).

Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del var att länsstyrelsen handlägger djurskyddsärendena på ett snabbt, rättssäkert och även i övrigt bra sätt.

Ärenden angående byggnadsminnen

Justitiekanslern gick igenom de två äldsta ärendena angående byggnadsminnen. Den allmänna bilden av länsstyrelsens handläggning av dessa ärenden är att handläggningstiderna synes vara klart kortare än vad som är normalt hos länsstyrelserna för denna ärendekategori.

I ett av ärendena (dnr 432-18180-06) uppmärksammade Justitiekanslern följande. Av diariet framgår att länsstyrelsen hade väckt frågan om byggnadsminnesförklaring den 15 december 2006. I ärendet finns dock en promemoria daterad den 10 september 2004 med rubriken Förslag till byggnadsminnesförklaring av […].

Vid granskningen framkom att frågan om ett ”principgodkännande” från fastighetsägaren gällande byggnadsminnesförklaring av den aktuella fastigheten hade tagits upp i ett beslut av länsstyrelsen den 16 april 2002 (dnr 434-4651-02) angående bidrag för restaurering av fastigheten. Länsstyrelsen hade därefter låtit genomföra en utredning av frågan om byggnadsminnesförklaring, vilken mynnade ut i nämnda promemoria.

Vid samtal med handläggare framkom att länsstyrelsen ansåg sig ha väckt frågan om byggnadsminnesförklaring först i samband med att ett beslut hade fattats om att gå vidare i ärendet genom att remittera ett förslag på byggnadsminnesförklaring till fastighetsägaren, Sundsvalls kommun och Länsmuseet Västernorrland. Vidare framgick att frågan om byggnadsminnesförklaring visserligen hade väckts av länsstyrelsen men att det hade skett i samförstånd med fastighetsägaren.

Överväganden

Enligt 3 kap. 4 § lagen (1988:950) om kulturminnen m.m. (kulturminneslagen) kan frågan om en byggnad bör förklaras för byggnadsminne väckas av var och en genom en ansökan eller tas upp av länsstyrelsen på eget initiativ. Enligt 3 kap. 8 § första stycket 1 nämnda lag skall länsstyrelsen genast vidta de åtgärder som behövs för att en anteckning skall bli införd i fastighetsregistrets allmänna del bl.a. då frågan har väckts eller tagits upp om att en byggnad skall förklaras för byggnadsminne.

I detta fall uppkommer frågan när länsstyrelsen kan anses ha tagit upp frågan om byggnadsminnesförklaring. Länsstyrelsen själv har uppenbarligen ansett att frågan väcktes först i samband med att ett beslut togs att remittera ett förslag på byggnadsminnesförklaring till berörda intressenter och att den utredning som man dessförinnan hade låtit genomföra var nödvändig för att kunna ta ställning till frågan om det fanns skäl att gå vidare i saken.

Syftet med att en anteckning skall ske i fastighetsregistret är bl.a. att en framtida köpare av fastigheten skall få kännedom om att en byggnad som är belägen på fastigheten kan komma att byggnadsminnesförklaras. Det är viktigt att länsstyrelserna sköter sina åligganden i aktuellt avseende eftersom ett beslut om byggnadsminnesförklaring påverkar ägarens möjligheter att göra ingrepp i byggnaden. Vidare kan det antas att ett sådant beslut påverkar fastighetens värde.

Vad som menas med att länsstyrelsen tar upp frågan om att en byggnad skall förklaras för byggnadsminne framgår inte uttryckligen av kulturminneslagen eller dess motivuttalanden (se prop. 1960 nr 161 och prop. 1987/88:104). Frågan synes inte heller ha ställts på sin spets i något annat sammanhang.

Bland annat med hänsyn till att fastighetens värde kan komma att påverkas av ett framtida beslut om byggnadsminnesförklaring, ligger det enligt Justitiekanslerns mening närmast till hands att tolka bestämmelsen så att ärendet anses ha inletts genom den första åtgärd som kan komma att mynna ut i ett beslut om byggnadsminnesförklaring. Med denna tolkning skall länsstyrelsen anses ha tagit upp frågan redan i det tidigare nämnda beslutet den 16 april 2002.

Länsstyrelsen har tolkat bestämmelsen så att när länsstyrelsen själv initierar ett ärende om byggnadsminnesförklaring, frågan tas upp när länsstyrelsen beslutar att remittera ärendet till berörda intressenter. Denna tolkning är enligt Justitiekanslerns mening mindre närliggande. Den kan dock inte direkt anses strida mot lagens ordalydelse. Vidare skall beaktas att den nuvarande ägaren av fastigheten hölls informerad om den utredning som länsstyrelsen hade låtit genomföra innan man ansåg sig ha väckt frågan om byggnadsminnesförklaring.

Justitiekanslern finner sålunda inte skäl att kritisera länsstyrelsen för handläggningen av det aktuella byggnadsminnesärendet, utan avslutar granskningen i denna del med de uttalanden som har gjorts i det föregående.

Ärenden på näringslivsavdelningen

Justitiekanslern vill särskilt framhålla att diarieföringen i dessa ärenden var tydlig och lätt att följa. Visserligen framgick av granskningen att några ärenden inte hade avslutats i diariet i rätt tid. Detta hade dock länsstyrelsen själv uppmärksammat och rättat till. Det skedde redan innan man fick reda på att inspektionen skulle äga rum. Justitiekanslern vill särskilt framhålla att länsstyrelsen i de flesta av dessa ärenden på ett öppet och tydligt sätt redovisade att ärendet av misstag inte hade avslutats i diariet i rätt tid (se t.ex. tjänsteanteckning 2007-02-12 i ärendet 302-4156-03).

Körkortsingripanden

De 30 äldsta ärendena beträffande körkortsingripanden – som hade kommit in under januari – mars 2006 – granskades. Besluten var genomgående tydliga och välmotiverade. Vidare präglades handläggningen av korta handläggningstider.

Tillstånd till yrkesmässig trafik

I ett ärende (dnr 241-6372-07) rörande tillstånd till taxitrafik uppmärksammades följande. Sökanden lämnade den 25 april 2007 in en ansökan om tillstånd till taxitrafik enligt yrkestrafiklagen. Av ett e-brev skickat den 27 april 2007 till den person som verkar ha velat överlåta sin taxirörelse till sökanden framgår att handläggaren meddelat sökanden ”ett muntligt OK vad gäller beviljande av tillstånd”. Den 4 maj 2007 meddelade länsstyrelsen ett skriftligt beslut där det framgår att sökanden fick det sökta tillståndet till taxitrafik. Den information som har lämnats i det nämnda e-brevet synes sålunda ha karaktären av ett positivt förhandsbesked.

Överväganden

Enligt 3 kap. 9 § yrkestrafiklagen kan det genom förhandsbesked prövas om det finns hinder mot att taxiförarlegitimation ges. I ärendet är det dock inte fråga om detta utan om tillstånd till yrkesmässig trafik. Att lämna ett förhandsbesked på det sätt som har skett kan inte anses ha stöd i lag, och länsstyrelsen får därför anses ha brustit i sin handläggning i detta hänseende. Det muntliga förhandsbeskedet har efter kort tid följts av ett skriftligt beslut med samma innehåll. Risken för att länsstyrelsen skulle ändra det muntliga förhandsbeskedet får anses ha varit försumbar. Såvitt framgår av granskningen har länsstyrelsen inte i något annat ärende lämnat ett liknande förhandsbesked. På grund härav kan länsstyrelsens i och för sig felaktiga handläggning inte anses så allvarlig att det finns anledning att uttala någon kritik.

Länsstyrelsen har under hand angett att man delar Justitiekanslerns uppfattning om att förhandsbesked inte kan lämnas i ärenden rörande yrkesmässig trafik.

Allmän kameraövervakning

I ett ärende (211-1444-2007) hade länsstyrelsen (förvaltningsavdelningen) meddelat sig själv (miljöavdelningen) tillstånd att bedriva allmän kameraövervakning för övervakning av järvlyor i Sollefteå, Örnsköldsviks och Ånge kommuner. Beslutsfattare och föredragande har varit anställda vid länsstyrelsen.

Länsstyrelsen har under hand angett följande.

”Det är inte helt ovanligt att länsstyrelsen har att ta ställning i ärenden som initierats genom länsstyrelsens egen verksamhet eller som berör någon av länsstyrelsens anställda på ett sådant sätt som gör att beslut inte bör tas vid den egna myndigheten. Det kan då vara lämpligt att personal vid annan länsstyrelse förordnas för uppgiften och så har länsstyrelsen gjort i ett flertal fall då frågan varit aktuell. I det aktuella fallet gjorde länsstyrelsen emellertid bedömningen att den eventuella jävsfrågan var av sådan enkel beskaffenhet att det gick att bortse från den.”

Överväganden

Bestämmelser om jäv finns i 11 och 12 §§ förvaltningslagen. Bestämmelserna kan inte anses utgöra hinder mot att tjänstemän vid länsstyrelsen, på det sätt som har skett här, deltar i handläggningen av ett ärende som rör den egna myndigheten. Justitiekanslern vill dock påpeka att det i en situation som den förevarande ändå kan vara lämpligt att förordna tjänstemän vid exempelvis en annan länsstyrelse att vara föredragande och beslutsfattare i ärendet. På så sätt undviks riskerna för en intressekonflikt.

I övrigt gav granskningen av de avslutade ärendena inte anledning till några anmärkningar. Handläggningen präglades av korta handläggningstider och god ordning i akterna.

Det ännu inte avslutade ärendet (511-5544-2006) hade inletts genom en anmälan om kameraövervakning som kom in till länsstyrelsen den 12 april 2006. Länsstyrelsen hade vid två tillfällen begärt in kompletterande uppgifter från anmälaren. Vid det andra tillfället hade angetts att kompletteringen skulle vara inkommen senast den 10 oktober 2006 vid äventyr av avvisning. Begäran hade delgetts anmälaren, som emellertid inte efterkom denna. Den 8 januari 2007 hade på en handling i akten antecknats följande. ”Avvaktar med ärendet och gör tillsyn i samband med tillsynsbesök under våren. /BN”

Uppgifterna i anmälan synes ha fått länsstyrelsen att ifrågasätta om kameraövervakningen verkligen är tillståndsfri, varför kompletterande uppgifter begärts in från anmälaren. Någon komplettering har emellertid inte kommit in till myndigheten. I en sådan situation ankommer det på länsstyrelsen att i egenskap av tillsynsmyndighet vidta åtgärder, vilket länsstyrelsen uppenbarligen också har för avsikt att göra i det aktuella ärendet. Justitiekanslern förutsätter att länsstyrelsen, om det inte redan har skett, inom kort gör ett tillsynsbesök eller vidtar någon annan lämplig åtgärd i ärendet.

Avslutande samtal

Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen. Vid mötet gjordes en översiktlig genomgång av de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena.

Justitiekanslern angav bl.a. att det allmänna intrycket var att handläggningen hos länsstyrelsen generellt sett håller en hög nivå.

Inspektionen avslutades den 22 maj kl. 14.45 med ett tack till länsstyrelsen för det positiva bemötande och den hjälp Justitiekanslern hade fått under inspektionen.

I inspektionen deltog byråchefen BML, f. länsrådet UH, hovrättsassessorn TH, hovrättsassessorn AA, beredningsjuristen JF och kanslichefen MK. Även justitiekansler GL deltog en stund dag 2.

 

Inspektionen pågick kl. 09.00 – 17.00 (dag 1) och kl. 9.00 – 15.15 (dag 2).