Fråga om ett e-postmeddelande som sänts till en tidning har varit en allmän handling

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern vidtar ingen åtgärd i ärendet.

Ärendet

PL har polisanmält AC, chef för programområdet, Socialtjänsten, Östermalms stadsdelsförvaltning, Stockholm, för grovt tjänstefel bestående i att hon har raderat ett utgående e-postmeddelande som enligt hans mening var en allmän handling. Åklagaren har lämnat ärendet till Justitiekanslern för granskning.

Av PL:s anmälan framgår i huvudsak följande. Den 8 juli 2006 lämnade PL ett medborgarförslag till Östermalms stadsdelsnämnd. Förslaget anknöt till ett förslag som han hade lämnat till nämnden år 2004.

Tidningen Östermalmsnytt refererade förslaget och påstod att PL, enligt uppgift från Östermalms stadsdelsnämnd, inte tidigare hade lämnat något förslag till nämnden. PL fick kännedom om att det var AC som hade skickat ett e-postmeddelande med de aktuella uppgifterna till tidningen. Han bad henne att få del av e-postmeddelandet men fick besked om att handlingen var raderad från hennes dator.

Justitiekanslern har inhämtat ett yttrande från Östermalms stadsdelsnämnd. Av detta framgår i huvudsak följande. Med hänsyn till att den handling som PL har efterfrågat är raderad i AC:s dator går det inte att avgöra huruvida handlingen innehöll uppgifter rörande hennes tjänsteutövning eller inte. Det går därför varken att bekräfta eller dementera att e-brevet till tidningsredaktionen var en allmän handling. Förvaltningens tjänstemän har dock god kunskap om hanteringen av allmänna handlingar och av e-post. Rutinerna för allmänna handlingar via e-post är sådana att tjänstemannen kan välja mellan att vidarebefordra e-posten direkt till registratorn för diarieföring eller själv ta ut handlingen på papper och lämna till registratorn.

PL har inkommit med synpunkter på stadsdelsnämndens yttrande.

Justitiekanslerns bedömning

Bestämmelser om allmänna handlingar finns i bl.a. 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) och sekretesslagen (1980:100).

Enligt 2 kap. 3 § första stycket TF är en handling allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Med handling förstås inte bara konventionella handlingar utan även upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel, t.ex. e-postmeddelanden.

Även brev som ställs personligen till en person som innehar en befattning hos myndigheten är att anse som en allmän handling, om handlingen gäller ett ärende eller en annan fråga som ankommer på myndigheten. Om ett brev däremot endast rör tjänstemannens personliga förhållanden är det inte en allmän handling.

Enligt 1 kap. 1 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen (TF) skall det stå envar fritt att meddela uppgifter och underrättelser i vilket ämne som helst för offentliggörande i tryckta skrifter till bl.a. tidningsredaktioner, såvida inte annat är föreskrivet i TF (s.k. meddelarfrihet).

TF:s bestämmelser om meddelarfrihet avser varje svensk medborgares och däribland också de offentliganställdas rättigheter gentemot bl.a. det allmänna. Det kan i vissa situationer vara svårt att avgöra om någon som i och för sig kan företräda en myndighet uttalar sig på myndighetens vägnar eller som medborgare i allmänhet. Endast i det sistnämnda fallet åtnjuter personen meddelarfrihet.

I detta ärende är det av avgörande betydelse om AC har lämnat uppgifterna i tjänsten eller som privatperson. I det förstnämnda fallet står det klart att e-postmeddelandet blev en allmän handling hos stadsdelsförvaltningen när det expedierades. Det skulle därmed ha registrerats eller på annat sätt hållits ordnat hos stadsdelsförvaltningen. Det har då varit fel att radera meddelandet på det sätt som har skett.

Eftersom meddelandet har raderats har det inte funnits möjlighet för mig att ta del av det. De upplysningar som har lämnats i ärendet ger inte heller någon klar bild av i vilken egenskap AC skickade meddelandet till tidningen. Med hänsyn till den stora betydelse som meddelarfriheten har just för de offentliganställda bör det i tveksamma fall presumeras att ett meddelande eller en uppgift som lämnas för publicering i en tryckt skrift skyddas av meddelarfriheten.

Jag utgår med hänsyn till det anförda från att AC har lämnat uppgifterna till tidningen med utnyttjande av sin meddelarfrihet.

Eftersom AC sålunda får antas ha lämnat meddelandet med utnyttjande av sin meddelarfrihet bör slutsatsen samtidigt vara att hon inte har agerat i tjänsten. Följden av detta är att e-postmeddelandet inte har blivit en allmän handling. Reglerna om registrering och arkivering av allmänna handlingar har därför inte blivit tillämpliga. AC har därmed inte brutit mot dessa regler genom att radera e-postmeddelandet.

Mot bakgrund av ovanstående har AC inte begått något tjänstefel genom att radera meddelandet. Det finns inte heller någon grund för att uttala kritik mot henne eller mot stadsdelsförvaltningen för dess hantering.