Fråga om en polismyndighets hantering av en begäran att ta del av allmänna handlingar

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern inleder inte förundersökning och vidtar inte någon annan tillsynsåtgärd i ärendet.

Ärendet m.m.

En privatperson har hos Åklagarmyndigheten, Riksenheten för polismål, anmält länspolismästaren KJ, Polismyndigheten i Västra Götaland (polismyndigheten), för tjänstefel med anledning av hur polismyndigheten har hanterat en begäran att få ta del av allmänna handlingar.

Åklagarmyndigheten har överlämnat anmälan hit för prövning.

Anmälaren har gett in skriftlig korrespondens mellan honom och polismyndigheten. Av dessa skrivelser framgår sammanfattningsvis följande.

Anmälaren begärde i ett brev ställt till KJ/polismyndigheten den 15 februari 2007 att få ”all information och alla handlingar” beträffande fem namngivna personer utlämnade. I ett skriftligt svar från polismyndigheten daterat den 2 mars 2007 ombads anmälaren att komma in med kompletterande uppgifter om vilken handling som han åsyftade med sin begäran. Polismyndigheten angav att man därefter kunde göra en sekretessprövning.

I en skrivelse till KJ/polismyndigheten den 20 mars 2007 angav anmälaren att KJ inte hade hörsammat hans begäran att få ut samtlig information och handlingar rörande fyra personer (uppenbarligen rörde det sig om en felskrivning beträffande antalet personer, Justitiekanslerns anmärkning). I ett brevsvar den 3 april 2007 angav polismyndigheten att man uppfattade anmälaren på så sätt att han begärde att få ut handlingar i brottsutredningar rörande de fem personer som han hade namngett i tidigare korrespondens med polismyndigheten. Samtidigt upplystes anmälaren om att de aktuella personerna förekom i en förundersökning. Anmälaren ombads att ta kontakt med polismyndigheten för att bekräfta att man hade uppfattat honom rätt, så att polismyndigheten därefter kunde göra en sekretessprövning.

I en skrivelse till KJ/polismyndigheten den 5 april 2007 upplyste anmälaren KJ om att denne skulle bli anmäld för tjänstefel om ”samtlig information och alla handlingar, inga undantag, inte ankommit senast fredag 2007-04-13”. I en skrivelse till Åklagarmyndigheten daterad den 11 maj 2007 anmäldes KJ för tjänstefel.

Justitiekanslerns bedömning

Rättsliga utgångspunkter

I 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) finns bestämmelser om medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt särskilda bestämmelser är att anse som inkommen eller upprättad där. Enligt 2 kap. 2 § TF får rätten att ta del av allmänna handlingar begränsas med hänsyn till vissa särskilt angivna intressen. Sekretesslagen (1980:100) innehåller bestämmelser om sådana begränsningar.

Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling, som får lämnas ut, genast eller så snart det är möjligt på stället tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Och enligt 15 kap. 4 § sekretesslagen skall en myndighet på begäran lämna ut uppgifter ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av en bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång.

Den som önskar ta del av en allmän handling har även enligt 2 kap. 13 § TF rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller en kopia av handlingen till den del som handlingen får lämnas ut. En begäran om att få ut en avskrift eller en kopia av en allmän handling skall behandlas skyndsamt. Innan den begärda avskriften eller kopian kan lämnas ut måste myndigheten emellertid ges skäligt rådrum för att ta fram handlingen i fråga och göra en sekretessprövning. Någon eller i vissa fall några dagars väntetid för att få ut en kopia eller en avskrift får som regel anses acceptabelt. Det får dock aldrig bli fråga om ett otillbörligt dröjsmål (jfr Bohlin, Offentlighetsprincipen, 6:e upplagan, s. 128 f.). Sålunda har JO t.ex. kritiserat en myndighet som väntade två månader med att lämna ut en kopia av en allmän handling (se JO 1984/85 s. 273). Justitiekanslern har i ett annat ärende uttalat att mer än någon veckas dröjsmål med att lämna ut en kopia eller en avskrift av en allmän handling endast i undantagsfall torde kunna accepteras (jfr Justitiekanslerns beslut den 5 februari 2002 i ärendet med dnr 1930-01-30).

Den som begär att få ta del av en allmän handling skall precisera sin begäran så att myndigheten får klart för sig vilken eller vilka handlingar det rör sig om. En myndighet får dock inte utan vidare avvisa en begäran om att få ut vagt angivna handlingar. Myndigheten är i stället skyldig att i viss utsträckning efterforska om handlingarna finns i dess förvar (jfr Justitiekanslerns beslut den 5 februari 2002 i ärendet med dnr 1930-01-30).

I detta sammanhang bör även nämnas den serviceskyldighet som åligger en myndighet och som kommer till uttryck i 4 § förvaltningslagen (1986:223). Enligt nämnda paragraf skall varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet.

Enligt 9 kap. 2 § tredje stycket TF är Justitiekanslern ensam åklagare i mål som avser brott mot en bestämmelse i förordningen. Det kan t.ex. röra sig om en felaktig vägran att lämna ut en allmän handling, vilket i allvarligare fall kan bedömas som tjänstefel enligt 20 kap. 1 § brottsbalken. För tjänstefel skall dock inte dömas till ansvar om gärningen med hänsyn till gärningsmannens befogenheter eller uppgiftens samband med myndighetsutövningen i övrigt eller till andra omständigheter är att anse som ringa.

Frågan om tjänstefel

Genom vad som har framkommit i anmälan finns det inte anledning att anta att KJ eller någon annan anställd hos polismyndigheten har gjort sig skyldig till tjänstefel eller något annat brott för vilket Justitiekanslern får inleda förundersökning.

Finns det anledning för Justitiekanslern att vidta någon annan tillsynsåtgärd?

Med hänsyn till vad som har framkommit i anmälan uppkommer även frågan om Justitiekanslern bör vidta någon annan tillsynsåtgärd med anledning av polismyndighetens hantering av anmälarens begäran att få ta del av allmänna handlingar hos myndigheten. I denna del gör jag följande överväganden.

Enligt min mening ligger det närmast till hands att uppfatta anmälarens skrivelse till KJ/polismyndigheten den 15 februari 2007 som en begäran att få ta del av samtliga handlingar i en förundersökning som pågick mot fem namngivna personer. Skrivelsen kan dock inte anses ha varit så klar att det var direkt fel av polismyndigheten att i brevsvaret den 2 mars 2007 begära en precisering av vilken eller vilka handlingar som anmälaren begärde att få ta del av. Även om det tog viss tid innan anmälaren fick svar på sin skriftliga framställan är tidsutdräkten, sedan hänsyn tagits till den normala postgången, inte sådan att jag finner anledning att närmare granska denna omständighet.

Polismyndigheten angav i brevsvaret den 3 april 2007 att man hade uppfattat anmälarens skrivelse den 20 mars 2007 på så sätt att han begärde att få ut handlingar i brottsutredningar rörande fem namngivna personer. Samtidigt begärde polismyndigheten en bekräftelse på att man hade uppfattat anmälaren rätt.

Med hänsyn till att den aktuella förundersökningen får antas ha varit omfattande och då kostnaden enligt avgiftsförordningen (1992:191) för att beställa mer än tio sidor är relativt hög, kan det i detta fall inte anses ha varit direkt fel av polismyndigheten att – som ett led i sin serviceskyldighet – försäkra sig om att man hade uppfattat anmälaren rätt i frågan om vilka handlingar som han begärde att få ut. Om anmälaren hade följt polismyndighetens rekommendation att ta kontakt med myndigheten per telefon, kan det även antas att frågan om vilka handlingar som begäran avsåg slutligen hade klargjorts.

Sammanfattningsvis konstaterar jag att det går att diskutera polismyndighetens hantering av anmälarens begäran att få ta del av allmänna handlingar, men att det inte kan anses ha varit direkt fel av polismyndigheten att på det sätt som skedde begära förtydliganden av vilka handlingar som begäran avsåg.

På grund av det anförda finner jag inte anledning att i min tillsynsverksamhet vidta någon åtgärd med anledning av vad som har framkommit i ärendet.

Numera får det dock anses klarlagt att anmälaren har begärt att få ta del av hela förundersökningen mot de fem namngivna personerna. Jag utgår därför från att polismyndigheten utan dröjsmål tar ställning till denna begäran, om så inte redan har skett.

Det bör poängteras att det inte ankommer på mig att bedöma om de aktuella handlingarna omfattas av sekretess. Om polismyndigheten skulle vägra att lämna ut hela eller delar av förundersökningen, har anmälaren i stället möjlighet att på det sätt som särskilt föreskrivs i 2 kap. 15 § TF föra talan mot beslutet.