Klagomål mot Justitie- och Finansdepartementen i anledning av en begäran att få ta del av vissa uppgifter

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern uttalar kritik mot Justitiedepartementet och Finansdepartementet för handläggningen av AA:s begäran om att få ta del av vissa uppgifter. I övrigt föranleder anmälan inga åtgärder från Justitiekanslerns sida.

Ärendet

Bakgrund

AA begärde i en skrivelse som inkom till Justitiedepartementet den 9 november 2000 "fullständiga uppgifter över vad alla kostnader för 1995 års vapenutredning och kostnader därikring, ända fram till slutprodukten, den nu antagna vapenlagen, belöpte sig till". Han begärde särskilt uppgift om vad sju namngivna ledamöter i expertgruppen erhållit i ekonomisk ersättning.

I en skrivelse som inkom till Justitiedepartementet den 15 december 2000 upprepade AA sin begäran.

AA sände därefter, den 25 januari 2001, en i stort sett likalydande skrivelse till Finansdepartementet.

I en skrivelse daterad den 8 mars 2001 tillställde Justitiedepartementet AA uppgift om den ersättning som betalats ut till dem som varit förordnade i utredningen. Tillsammans med en kompletterande skrivelse, daterad den 13 mars 2001, erhöll AA därutöver kopior på delar av kommittéberättelser avseende de direkta kostnaderna för utredningen.

Klagomålet 

AA har i en skrivelse hit den 12 mars 2001 framfört kritik mot Justitie- och Finansdepartementen med anledning av att departementen underlåtit att tillhandahålla honom uppgifterna.

Justitiedepartementet har genom rättschefen BB yttrat sig över klagomålet och därvid anfört följande.

"AA har i brev inkomna till Justitiedepartementet den 9 november respektive den 15 december 2000 begärt att få ut uppgift om alla kostnader för 1995 års vapenutredning. Han har särskilt begärt uppgift om den ersättning som de förordnade i utredningen erhållit. Vidare har han begärt uppgifter om kostnaderna i övrigt för det lagstiftningsärende som resulterade i de ändringar av vapenlagstiftningen som trädde i kraft den 1 juli 2000.

Vad först gäller den ersättning som betalats ut till dem som varit förordnade i utredningen har Justitiedepartementet i brev daterat den 8 mars 2001 lämnat AA uppgift om det totala belopp som betalats ut till var och en. Vid denna tidpunkt gjordes bedömningen att den arbetsinsats som skulle krävas för att få fram och sammanställa de uppgifter AA begärt i övrigt skulle bli så omfattande att det inte kunde anses falla inom ramen för en myndighets skyldighet att lämna ut uppgifter till allmänheten enligt 15 kap. 4 § sekretesslagen. AA erinrades om att han var välkommen att på plats gå igenom de allmänna handlingar som han begär att få del av.

Vid en närmare analys av om de uppgifter AA har begärt återfinns i upptagningar och om en skyldighet att sammanställa en s.k. potentiell handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen kan föreligga, har konstaterats att samtliga de uppgifter han har begärt inte finns att tillgå. Det rör sig i dessa delar om sådana allmänna kostnader för Regeringskansliets verksamhet som inte specificeras per lagstiftningsärende, t.ex. kostnader för de tjänstemän inom Regeringskansliet som har arbetat med ärendet, kostnader för material etc. Eftersom dessa uppgifter överhuvudtaget inte finns tillgängliga kan det inte bli fråga om att sammanställa dem. De kostnader som emellertid kan redovisas är de kostnader som 1995 års vapenutredning har redovisat till regeringen. Dessa uppgifter finns sammanställda i kommittéberättelserna och AA har därför i kompletterande brev daterat den 13 mars 2001 erhållit uppgifter om de kostnader som har belöpt på utredningen.

Justitiedepartementet erhåller många brev från allmänheten. I vissa fall rör det sig om allmänna synpunkter på departementets arbete och allmänna förfrågningar. I andra fall kan det vara fråga om begäran att få ut allmänna handlingar eller vissa uppgifter. Breven besvaras dels av en särskild brevsvarsfunktion, dels av sakenheterna beroende på innehåll. Målsättningen är att alla brev skall besvaras och att detta skall ske inom rimlig tid oavsett vilken typ av förfrågan e.d. det rör sig om. Om samma person ofta återkommer lämnas emellertid normalt inte svar på varje enskild skrivelse, förutsatt att det inte rör sig om exempelvis en begäran att få ut en allmän handling eller en uppgift av något slag. 

I förevarande fall har det beklagligtvis inte omedelbart uppmärksammats att breven från AA innehållit en begäran om att få ut vissa uppgifter, vilket självfallet borde ha föranlett ett mera skyndsamt svar." 

Finansdepartementet har genom expeditions- och rättschefen CC anfört följande.

"AA har i brev som inkom till Finansdepartementet den 25 januari 2001 begärt att få ut uppgift om alla kostnader för 1995 års vapenutredning. Av brevet jämte bilagor framgick att en i princip likalydande skrivelse redan tidigare givits in till Justitiedepartementet.

En framställning hade lämnats in till Justitiedepartementet om att få ut de aktuella uppgifterna. Justitiedepartementet hade ansvarat för utredningen och de begärda uppgifterna fanns inte i Finansdepartementet. Därför kontaktades ansvarig handläggare i Justitiedepartementet. Denne uppgav att en framställning från AA att få ut uppgifterna redan bereddes där. Mot bakgrund av detta beslutade Finansdepartementet den 2 februari 2001 att den till departementet inkomna framställningen skulle läggas ad acta."

AA har fått del av yttrandena och har lämnat synpunkter på yttrandet från Justitiedepartementet. Han har bl.a. - som det får förstås - gjort gällande att det borde gå att få fram ytterligare uppgifter om kostnaderna för arbetet med vapenlagstiftningen.

Justitiekanslerns bedömning

AA:s framställningar till Justitie- respektive Finansdepartementet kan enligt min mening inte tolkas som ett önskemål om att få ta del av viss handling utan får uppfattas som en begäran om att få uppgift om kostnaderna för 1995 års vapenutredning. Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingars utlämnande har således inte varit direkt tillämpliga på AA:s framställningar.

Enligt 15 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) skall myndighet på begäran av enskild lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Det förutsätts, för att en myndighet skall ha skyldighet att lämna ut uppgift ur allmän handling, att uppgiften är tillgänglig för myndigheten utan någon vidlyftigare efterforskning. Några närmare föreskrifter angående inom vilken tidsrymd sådana uppgifter skall lämnas finns inte i lagen; dock skall bestämmelsen förstås så att uppgifterna skall lämnas så snart som möjligt.

Justitiedepartementet har numera tillställt AA vissa handlingar, som tycks innehålla i stort sett de uppgifter han begärt. Det saknas anledning att ifrågasätta vad departementet anfört om att ytterligare uppgifter om kostnaderna för lagstiftningsärendet inte finns att tillgå. Departementet får således - numera - anses ha uppfyllt upplysningsskyldigheten i 15 kap. 4 § sekretesslagen.

Justitiedepartementet har vid två olika tillfällen mottagit skrivelser från AA med begäran att få del av vissa uppgifter. Först cirka fyra månader efter den första skrivelsen erhöll AA svar från departementet. Enligt departementet har underlåtenheten att lämna ut uppgifterna berott på att man inte uppmärksammat att de båda skrivelserna innehöll en sådan begäran. Båda handlingarna, som bl.a. är rubricerade "begäran om att få uppgifter från offentliga handlingar", är emellertid mycket tydliga till sitt innehåll. Justitiedepartementet kan på grund av vad som nu sagts inte undgå kritik för att det inte uppmärksammat AA:s begäran, vilket lett till att han fått vänta allt för lång tid på att få del av uppgifterna. Med hänsyn till att departementet nu tillställt AA de begärda uppgifterna finner jag dock ingen anledning att vidta ytterligare åtgärder på grund av det inträffade.

Inte heller handläggningen i Finansdepartementet är invändningsfri. I och för sig kan någon kritik inte riktas mot departementet på grund av att de begärda uppgifterna inte lämnades ut. Uppgifterna fanns ju inte tillgängliga där. Enligt min mening får emellertid bestämmelsen i 15 kap. 4 § sekretesslagen uppfattas så att den också innefattar en skyldighet för en myndighet att underrätta en sökande om att begärda uppgifter inte kan lämnas ut exempelvis därför att de aktuella handlingarna inte förvaras hos myndigheten. Det framstår för övrigt närmast som en självklarhet att en myndighet som av olika skäl inte kan efterkomma en begäran om uppgiftslämnande från en enskild underrättar den enskilde härom. I sammanhanget vill jag också erinra om den serviceskyldighet som föreskrivs i 4 § förvaltningslagen (1986:223). Enligt den bestämmelsen skall förvaltningsmyndigheter bl.a. besvara frågor från enskilda så snart som möjligt och hjälpa den enskilde till rätta om han vänt sig till fel myndighet. Bestämmelsen ger ett starkt stöd för att en enskild har rätt att få ett besked från en myndighet om att en viss uppgift ur allmänna handlingar inte kan lämnas ut. Förvaltningslagen är visserligen inte tillämplig på handläggningen av regeringsärenden men det har under förarbetena uttalats att de principer som förvaltningslagen bygger på ändå skall följas vid handläggningen av sådana ärenden. I ett fall som det nu aktuella är det emellertid inte fråga om ärenden som skall avgöras av regeringen utan det torde närmast röra sig om ärenden där regeringskansliet agerar som en egen myndighet och förvaltningslagen är då direkt tillämplig på handläggningen (se Hellners - Malmqvist Förvaltningslagen med kommentarer 5 uppl. s. 41).

Sammanfattningsvis kan jag inte finna annat än att Finansdepartementet så snart som möjligt borde ha lämnat AA besked om att hans begäran inte kunde efterkommas och inte enbart lagt framställningen ad acta.

Med den kritik mot handläggningen i departementen som ligger i det ovan sagda avslutas ärendet.