Klagomål mot Statens konstmuseer för olämpligt uttalande samt mot Stiftelsen Östergötlands länsmuseums handläggning av en begäran om att få ut allmän handling

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern uttalar i anledning av klagomålen allvarlig kritik mot både Statens konstmuseer och Stiftelsen Östergötlands länsmuseum.

Ärendet

Bakgrund

AA ansökte hos Statens konstmuseer en under februari 1998 utlyst tjänst som intendent vid Nationalmuseum, samlingarna. Hon ansökte även hos Stiftelsen Östergötlands länsmuseum (länsmuseet) två utlysta tjänster som intendent respektive amanuens på Löfstad slott sommaren 1998. Tjänsterna tillsattes av andra sökanden. Hon överklagade tillsättningsbeslutet beträffande tjänsten som intendent vid Nationalmuseum till regeringen. I överklagandeskrivelsen, som ingavs till Statens konstmuseer, ställde AA bl.a. frågorna "vem som har fått tjänsten, mot vilka meriter och hur de förhåller sig till hennes egna." På grund av dessa frågor kontaktade BB vid Statens konstmuseer i maj 1998 AA per telefon. Statens konstmuseer överlämnade den 26 maj 1998 överklagandet jämte eget yttrande till Kulturdepartementet.

I en skrivelse till länsmuseet daterad den 21 april 1998 uppgav AA bl.a. "Var snälla och motivera Ert svar och sänd de vederbörandes handlingar till mig för att jag ska kunna orientera mig!". AA påminde därefter länsmuseet genom en skrivelse daterad den 27 april 1998 om bl.a. sin begäran att få ta del av de vederbörandes meriter.

Länsmuseet besvarade AA:s begäran genom en skrivelse den 20 maj 1998 i vilken uppgavs följande.

"Tjänsterna söktes av många välmeriterade personer med tidigare erfarenhet av visningar. Vi översänder dock inga handlingar utan Ni är välkommen att besöka vårt diarium. På grund av sjukdom har vi ej besvarat er fråga tidigare."

Klagomålen m.m.

AA har i en skrivelse hit den 12 maj 1998, såsom denna får uppfattas, framfört klagomål mot Statens konstmuseer med anledning av att BB vid telefonsamtalet i maj 1998 skulle ha uttalat att "Om Du överklagar så får Du än mindre chans att få arbete här hos oss i framtiden.". I skrivelsen har hon även framfört klagomål mot länsmuseet på grund av den tid det tagit innan hon erhöll något svar på sin begäran om att få ta del av övriga sökandes meriter.

AA har därefter i en skrivelse hit den 27 maj 1998 framfört ytterligare klagomål mot länsmuseet i anledning av att hon inte får ta del av övriga sökandes meriter per post.

Statens konstmuseer och länsmuseet har yttrat sig över AA:s klagomål. Yttrandena fogas till detta beslut som bilaga 1 och 2 (här uteslutna).

AA har fått del av Statens konstmuseers yttrande och har lämnat synpunkter på det. Hon har även fått tillfälle att komma in med synpunkter på länsmuseets yttrande, men har inte hörts av.

Justitiekanslern har tagit del av stadgarna och handläggningsordningen för länsmuseet.

Justitiekanslerns bedömning

Statens konstmuseer

I förevarande fall råder det skilda uppfattningar om vad som sades vid det telefonsamtal i maj 1998 då BB kontaktade AA. Enligt AA skulle BB ha sagt att om hon överklagar så får hon än mindre chans att få arbete hos Statens konstmuseer i framtiden. Statens konstmuseer har emellertid uppgivit att man ville veta om AA fortfarande kvarstod med sitt överklagande för att man i stället skulle kunna erbjuda henne att komma på ett par intervjuer för eventuella framtida arbetsuppgifter. Oavsett vad BB kommit att säga under telefonsamtalet med AA får det i vart fall anses klart olämpligt av Statens konstmuseer att över huvud taget ifrågasätta om AA kvarstod med sitt överklagande och att dessutom även villkora möjligheten för AA att få komma dit på ett par intervjuer med att hon kvarstod med överklagandet. Statens konstmuseer kan inte undgå allvarlig kritik för detta. Jag förutsätter att Statens konstmuseer i fortsättningen inte ifrågasätter överklaganden av tjänstetillsättningsbeslut och inte heller knyter en möjlighet att få komma på anställningsintervjuer till frågan om man kvarstår eller inte med ett överklagande av ett annat tjänstetillsättningsbeslut. Jag avslutar ärendet i denna del med den kritik som nu framförts.

Länsmuseet

Den 1 januari 1995 trädde lagen (1993:1298) om ändring i sekretesslagen (1980:100) i kraft, varvid det i sekretesslagen infördes en ny paragraf, 1 kap. 9 §.

Denna bestämmelse innebär, såvitt nu är ifråga, att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet skall i tillämpliga delar också gälla handlingar hos stiftelser där kommuner eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Sådana stiftelser skall vid tillämpningen av denna lag jämställas med myndighet. Kommuner och landsting skall anses utöva ett rättsligt bestämmande inflytande om de ensamma eller tillsammans har rätt att utse eller avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen för en stiftelse.

Enligt § 8 i stadgarna för länsmuseet står stiftelsen under ledning av en styrelse bestående av nio ledamöter och nio suppleanter. Östergötlands läns landsting utser fyra ledamöter och fyra suppleanter, Linköpings kommun utser tre ledamöter och tre suppleanter samt Östergötlands Fornminnes- och museiförening utser en ledamot och en suppleant. Därutöver äger Norrköpings kommun rätt att utse en ledamot och en suppleant.

Eftersom Östergötlands läns landsting, Linköpings kommun och Norrköpings kommun tillsammans utser mer än hälften av ledamöterna i styrelsen för länsmuseet har de enligt 1 kap. 9 § sekretesslagen ett rättsligt bestämmande inflytande i länsmuseet. På grund härav skall länsmuseet enligt lagrummet jämställas med myndigheter när det gäller handlingsoffentligheten.

Länsmuseets prövning av frågor om utlämnande av allmänna handlingar innefattar således myndighetsutövning. Denna myndighetsutövande verksamhet blir därmed underkastad Justitiekanslerns och Riksdagens ombudsmäns tillsyn (se prop. 1993/94:48 s. 22).

När det gäller frågan om utlämnande av allmänna handlingar finns bestämmelser om detta i 2 kap. TF och i 15 kap. sekretesslagen. Av dessa bestämmelser framgår i huvudsak följande.

En begäran om att få ta del av en allmän handling framställs hos den myndighet som förvarar handlingen, om det inte är föreskrivet att prövningen skall ankomma på annan myndighet (2 kap. 14 § TF).

Den som önskar ta del av en allmän handling bör i eget intresse utforma sin framställning, så att myndigheten får klart för sig vilka handlingar som efterfrågas. Även om en efterfrågad handling är vagt angiven är myndigheten dock skyldig att i viss utsträckning efterforska om handlingen i fråga finns i dess förvar (jfr JO 1973 s. 355 och 1978/79 s. 214 samt Bohlin, Offentlighetsprincipen, 4:e uppl., 1994, s. 103 ff. och 107 f.).

Av bestämmelserna i 2 kap. 12 § TF framgår att en allmän handling som får lämnas ut, genast eller så snart det är möjligt, skall på stället och utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. I 13 § samma kapitel föreskrivs rätt för den som önskar ta del av en allmän handling att även mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En begäran att få en avskrift eller en kopia av en allmän handling skall behandlas skyndsamt.

Kravet på snabbhet i handläggningen är således olika beroende på om handlingen begärs utlämnad eller om en kopia av densamma begärs. I de olika uttryckssätten ligger att kravet på snabbhet inte är lika högt ställt när det gäller en begäran om kopior. Av förarbetena (prop. 1981/82:37 s. 46) framgår att utgångspunkten dock är att en sådan begäran skall handläggas inom samma tid som om det gällt att handlingen skulle tillhandahållas på stället.

Prövning om handling får lämnas ut skall alltså ske skyndsamt. När fråga är om handling som inte är sekretessbelagd kan ställningstagandet som regel ske omedelbart. I vissa fall kan dock tveksamhet uppstå. Skäligt rådrum måste då finnas för genomläsning av handlingen och prövning av sekretessfrågan. Tillfälligt hinder kan också föreligga om handlingen behövs för myndighetens handläggning av ärendet eller om en avskrift av en handling medför ett mera tidskrävande förfarande än t.ex. fotokopiering. Även om viss tidsutdräkt ibland är ofrånkomlig, får det inte bli fråga om ett obehörigt dröjsmål. I allmänhet skall en begäran om att få kopia av en handling behandlas inom någon eller några få dagar.

Om en viss befattningshavare vid en myndighet svarar för vården av handling, ankommer det på honom att i första hand pröva fråga om handlingens utlämnande till en enskild. Vägrar han att lämna ut handlingen eller delar av den skall han, om sökanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta och att beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas (15 kap. 6 § sekretesslagen). Beslut varigenom myndighet har avslagit enskilds begäran att få ta del av handling eller delar av den får överklagas av sökanden (15 kap. 7 § sekretesslagen).

Länsmuseet har i sitt yttrande hit anfört i huvudsak följande.

"Till de utlysta tjänsterna inkom 39 ansökningar. Efter en första genomgång av handlingarna återsändes dessa till ett 30-tal personer den 16 april 1998. På grund av sjukdom återsändes de kvarvarande ansökningarna den 22 juni 1998.

I samtliga fall återsändes handlingarna förutom den första sidan som instämplats på länsmuseet. Av dessa framgår inte alltid de sökandes meriter. Inför 1998 års sommarsäsong stod Löfstads slott inför situationen att den tidigare chefen övergått till andra arbetsuppgifter, att pedagogen på Löfstad slott var barnledig och ersatt med en intern omflyttning av personal från länsmuseet samt med en nytillträdd chef som var sjukskriven p g a diskbrock. Den interna tillsättningen var beslutad av museets styrelse. Vid stod inför en ny säsong med endast nytillträdd personal."

Av handlingarna i ärendet framgår att länsmuseet besvarade AA:s beställning av kopior av de övriga sökandes ansökningshandlingar först efter ca en månad. Ärenden av ifrågavarande art skall som framhållits ovan behandlas skyndsamt. Att dröjsmålet berott på sjukdom saknar härvidlag betydelse. I stället borde någon annan på länsmuseet ha kunnat pröva utlämnandefrågan. Det svar AA emellertid fick av länsmuseet var att man inte översänder några handlingar och att hon i stället var välkommen att besöka museets diarium. Regleringen i 2 kap. 13 § TF innebär dock att den som vill ta del av allmänna handlingar inte nödvändigtvis måste besöka myndigheten utan kan i stället skicka en beställning av avskrifter och kopior. I detta fall borde alltså länsmuseet skyndsamt ha behandlat AA:s beställning och översänt kopior av de övriga sökandes ansökningshandlingar (inklusive handlingarnas första sida) till den del de fanns kvar. Med anledning av hur AA:s beställning kommit att handläggas kan länsmuseet inte undgå allvarlig kritik.

Såvitt kan förstås verkar det som om länsmuseet inte har förstått att museet jämställs med myndigheter när det gäller handlingsoffentligheten och att museet därvid i tillämpliga delar skall följa vad som föreskrivs i TF om rätt att ta del av handlingar hos myndighet samt följa sekretesslagens bestämmelser.

Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundlagsskyddad och utgör en viktig del i möjligheterna för den enskilde medborgaren att få insyn i den offentliga verksamheten. Det är således väsentligt att personal inom t.ex. en kommunal stiftelse har kännedom om de regler som gäller för utlämnande av allmänna handlingar. Jag förutsätter att personalen på länsmuseet nu uppmärksammas på nämnda reglers innebörd så att regelverket i fortsättningen följs. Jag utgår också ifrån att länsmuseet kommer att skicka de ansökningshandlingar (inklusive första sidan) som finns kvar till AA.

Med hänsyn till den okunskap som tycks ha rått hos länsmuseet och till vad som i övrigt framkommit i ärendet, finner jag inte skäl att gå vidare i denna sak utan nöjer mig med den allvarliga kritik som jag nu uttalat.

Ärendet är med den allvarliga kritik som nu uttalats mot både Statens konstmuseer och länsmuseet härmed avslutat.